Copia Controlada

 

 

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

COMUNICACIÓN PÚBLICA

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

(MIPG)

 

 

MODELACIÓN DEL PROCESO

COMUNICACIÓN PUBLICA

MEDE01.06.MPR001

VERSIÓN 001

FECHA DE ENTRADA  EN VIGENCIA

2019-06-07

 

  

MACROPROCESO:  DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOCÓDIGO: MEDE01
PROCESO:  COMUNICACIÓN PUBLICACÓDIGO: MEDE01.06 
OBJETIVO:  Garantizar la difusión oportuna y eficaz de la información institucional y de las gestiones de Gobierno a través de una estrategia de comunicación amplia, clara y transparente orientada a la participación  y el control social, que contribuya a la generación de una imagen que promueva el compromiso, la transparencia y la confianza en la Administración Municipal y  sus grupos de interés.
ALCANCE: El proceso inicia con la identificación y análisis de las  necesidades comunicacionales de las partes interesadas y los intereses de la Entidad frentes a sus públicos, incluyendo la planeación e implementación de estrategias de comunicación hasta su divulgación.
 INSUMOPROVEEDORACTIVIDADES CARGO RESPONSABLEPRODUCTOSUSUARIOS Y/Ó GRUPOS DE INTERÉS
PLANEARPlan de Comunicación Organizacional e Informativa Direccionamiento Estratégico/ Proceso de Comunicación PúblicaDefinir las metas del proceso Comunicación Pública para la vigencia Jefe Oficina de ComunicacionesPlan de Trabajo Direccionamiento Estratégico/ Proceso de Comunicación Pública/ Subproceso Comunicación Organizacional
Subproceso Comunicación Informativa 
  Caracterización del proceso Comunicación PúblicaDireccionamiento Estratégico / Planeación Institucional 
Políticas, planes globales y RegionalesDepartamento Nacional de PlaneaciónDefinir lineamientos de Comunicación Pública Organizacional e Informativa para toda la entidad Jefe Oficina de ComunicacionesPlan de Comunicación Organizacional e Informativa- PCOI Todos los procesos
Resultados Encuesta Cali cómo VamosFundación Cali como Vamos
    HACER Plan de Acción Municipal Direccionamiento Estratégico / Planeación Económica y SocialDivulgar los resultados de las Gestiones de Gobierno e Información Institucional Jefe Oficina  de ComunicacionesRuedas de prensa o agendas de medios Todos los procesos de la entidad y Comunidad en general 
Contenidos Informativos 
Actos Administrativos (Decretos / Resoluciones) de publicación obligatoriaTodos los procesos Boletines  Oficiales publicados  
Plan de medios 
Informe del Monitoreo de medios Direccionamiento Estratégico/ Proceso de Comunicación PúblicaDefinir un plan de acción en comunicación frente a una crisis institucional y apoyar la producción de material informativo Plan de manejo de crisis
 HACERPlan de Acción Municipal Direccionamiento Estratégico / Planeación Económica y SocialDifundir o divulgar los
resultados de las Gestiones de Gobierno e Información Institucional 
Jefe Oficina  de Comunicaciones Agenda del  Alcalde
Actos Administrativos (Decretos / Resoluciones) de publicación obligatoriaTodos los procesos
Plan Trabajo Anual Direccionamiento Estratégico/Comunicación Publica Noticias para medios internos ,
Comunicaciones Oficiales RequerimientosTodos los procesosAsesorar y apoyar la producción de material informativo Jefe Oficina  de Comunicaciones Piezas  o campañas de comunicación específicas 
Comunicaciones Oficiales
(Invitaciones oficiales al Alcalde)
Comunidad en general
Todos los procesos
Asesorar y apoyar a los organismos de la Entidad en la organización de eventos y la aplicación de normas protocolariasJefe de Oficina Secretaria Privada del Alcalde Eventos institucionales 
Distinciones Entregadas
VERIFICARSeguimiento plan de trabajoGestión Tecnológica y de la Información
Direccionamiento Estratégico / Comunicación Pública 
Realizar seguimiento y medición del estado de ejecución del plan de trabajo del subproceso. Jefe Oficina  de ComunicacionesInforme de gestión del ProcesoSecretario (a) de despacho
Informes Ejecución proyecto InversiónSeguimiento Planes de MejoraControl / Control Interno a la Gestión 
Planes de Mejoramiento Interno (vigencia anterior) Control / Control Interno a la Gestión Realizar seguimiento de Planes de MejoramientoJefe Oficina de ComunicacionesSeguimiento Planes de MejoraControl / Control Interno a la Gestión 
ACTUARInformes de AuditoríaControl / Control Interno a la GestiónEstablecer acciones de mejora al proceso de acuerdo con lo establecido en el proceso de Mejora  Continua MCCO01.04Jefe Oficina de ComunicacionesPLANES DE MEJORAMIENTO (actual)Control / Control Interno a la Gestión 

 

 

PUNTOS DE CONTROL OPERATIVOMECANISMOS DE MEDICION
(INDICADORES DE GESTION)
Véase el Plan de Control
codigo MEDE01.05.02.18.P01.F16.




Véase los Formatos:


Ficha Técnica de Formulacion de Indicadores MEDE01.03.18.P02.F07
Eficacia: Producción mensual de contenidos noticiosos generados por la Administración Municipal

Efectividad: Favorabilidad en la percepción de la imagen de la Administración Municipal en la comunidad


SEGUIMIENTO
Subproceso Comunicación Informativa MEDE01.06.01

Publicaciones y seguidores en redes sociales
Eventos con presencia de marca
Ruedas de prensa/agendas de medios
Política Editorial
Desempeño de voceros institucionales
Costo por actividad de plan de comunicación

Subproceso Comunicación Organizacional MEDE01.06.02
Plan temático de Comunicación
Visitas en intranet
Contenidos generados
Mensajes masivos a correos institucionales
Campañas internas

 

RECURSOSREQUISITOS DE LA NORMATECNICA DE CALIDADDOCUMENTOS RELACIONADOS
RECURSOS HUMANOSINFRAESTRUCTURAObligatorios
7.4 Comunicación

Generales

4. Contexto de la Organización
5. Liderazgo
5.2. Política
6. Planificación
6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades
6.2 Objetivos de calidad y planificación.
6.3 Planificación y control de cambios.
7.5 Información documentada
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
10. Mejora continua

Subproceso Comunicación Informativa MEDE01.06.01

1. Plan de Comunicaciones Organizacional e Informativa
2. Política Editorial y de Actualización de Contenidos del Portal
3.Guía para la gestión comunicativa de crisis y vocerías Institucionales 
4. Instructivo  para el manejo de la Identidad Visual Corporativa
5. Guía para el Manejo de Redes Sociales

Subproceso Comunicación Organizacional MEDE01.06.02

1. Plan de Comunicación Organizacional e Informativa
2.Instructivo  para el manejo de la Identidad Visual Corporativa
3.Protocolo de Manejo de los Medios de Comunicación Interna
4.Guía para el Manejo de Redes Sociales
Profesionales Universitarios
Tecnicos Administrativos
 Auxiliares Administrativos
Oficiales
Equipos de computo, Software  para edición de video y piezas gráficas, video beam, implementos de oficina, impresoras, líneas telefónicas, conexión a la red, conexión eléctrica, scanner, espacio locativo adecuado para laborar,  espacio acondicionado para  grabacion de auidios, edición y   manejo del archivo de gestión, sala de juntas.

 

  

 

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado Por:

María Isabel Ortega Solano

Profesional Universitario           

Anlly Paola  Viáfara Saavedra

No Aplica             

Rodolfo  Gómez Concha 

Jefe Oficina de Comunicaciones  

Lina Sinisterra Mazariegos 

Secretaria de Gobierno 

 

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