Copia Controlada

 

 

GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACIÓN DE BIENES, INMUEBLES, MUEBLES Y AUTOMOTORES

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

(MIPG)

 

 

MODELACIÓN DE PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES, MUEBLES Y AUTOMOTORES

MAJA01.03.MPR001

VERSIÓN 001

FECHA DE ENTRADA  EN VIGENCIA

2019-05-27

 

  

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVOCÓDIGO: MAJA01
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMUEBLES, MUEBLES Y AUTOMOTORESCÓDIGO:MAJA01.03
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y AUTOMOTORESCÓDIGO:MAJA01.03.02
OBJETIVO: Administrar, actualizar y sistematizar el inventario de los bienes muebles y automotores de la Administracion Central de Santiago de Cali mediante lineamientos para el registro, racionalización, entrega en comodato y buen uso de los recursos requeridos por los diferentes Organismos del Municipio.
ALCANCE:  Inicia con el ingreso de los bienes muebles y automotores adquiridos al almacen o parque automotor, continua con el registro de los mismos mediante  sistema SAP, incluyendo las politicas impartidas para su uso, mantenimiento y conservacion, terminando con las acciones necesarias para la disposicion final de los mismos ya sea por desintegracion y/o venta por martillo.
 INSUMOPROVEEDORACTIVIDADES CARGO RESPONSABLEPRODUCTOSUSUARIOS Y/Ó GRUPOS DE INTERÉS
PLANEARPlan de Desarrollo Municipal.Direccionamiento Estratégico / Planeación Económica y SocialRealizar plan de trabajo de las actividades que se requieren para ejecutar los procedimientos del Subproceso Administración de Bienes Muebles y Automotores.Directora Técnica de la Unidad Administrativa Especial  de Gestión de Bienes y Servicios.Plan de Trabajo Anual  del subproceso Administración de Bienes muebles y Automotores                               (Cronograma de Trabajo).Gestión Jurídico Administrativa / Administración de Bienes Inmuebles Muebles y Automotores
Plan de trabajo del proceso.Gestión Jurídico Administrativa / Administración de Bienes Inmuebles Muebles y Automotores
Programa de Auditoria.Control / Control Interno a la Gestión
HACERIdentificación de las necesidades a contratar de bienes y servicios de uso comúnTodos los Organismos de la administración central municipalConsolidar los requerimientos e bienes de uso comun de los diferentes Organismos de la administración centralRequerimiento de las necesidades a contratar de bienes muebles.Departamento Administrativo de Contratación Publica
Solicitudes de mantenimiento de Bienes de Uso ComúnRecibir todas las solicitudes de mantenimiento de los diferentes OrganismosOrden de mantenimiento (Ticket sistema Sollman)Todos los procesos de la administración central municipal
Parametrizacion de los chips de combustible de los vehiculosProgramar semanal y mensualmente uso del parque automotor.Programación mensual de suministro de combustible y uso de vehículos.Todos los Procesos de la Administración Central Municipal que utilicen automotores.
Programación diaria Uso de Vehículos.
Control Técnico del parque automotor.Mantenimiento y revisiones tecnicomecanicas
Estudios y Documentos previosAnalizar y consolidar la documentación pertinente para proyectar el estudio tecnico previo.Requerimiento consolidado de bienes mubles a contratarDepartamento Administrativo de Contratación Publica
RPC. 
CDP.
Actas de Inicio de Bienes Adquiridos.
HACERFormato Creación de Datos Maestros Activos Fijos MAJA01.03.02.18.P12.F01.Todos los Organismos de la administración central municipalRegistrar mediante el Sistema SAP (creación, altas de bodega y/o actualizaciones)Directora Técnica de la Unidad Administrativa Especial  de Gestión de Bienes y Servicios.Dato Maestro Para Activos Fijos.Todos los Organismos de la administración central municipal
Alta de activos fijosMarcación de Elementos con el IF (N.º Inventario)
Orden de Salida de Elementos.Registro de novedades de bienes en el sistema SAP.
Movimiento de Bienes Muebles.
Requerimientos de organismos solicitando bienes muebles y automotores bajo su cargo.Asignar bienes a los funcionarios y/o dependencias.Reporte de elementos asignados a funcionarios
Solicitud Certificación de Inventarios.Certificación de inventarios para ex servidores públicos o traslados de la Administración Central Municipal de Santiago de Cali.
Solicitud de Baja de Bienes Muebles.Gestión Jurídico Administrativo / Adquisición de Bienes, Obras y ServiciosElaborar levantamiento y baja de inventario  de bienes muebles y Automotores en el Municipio.Auxiliar Administrativo  (Bienes Muebles y Automotores)Inventario actualizado de Bienes Muebles y Automotores.Contabilidad General, Administración Tesorería, Adquisición de Bienes Obras y Servicios, Comunidad en General.
Solicitud de Baja de Bienes del Parque Automotor.
VERIFICARPlan de trabajo del Subproceso.Organos Control / Control Interno a la GestiónRealizar seguimiento al plan de trabajo del  subproceso.Director Técnico de la Unidad Administrativa Especial  de Gestión de Bienes y Servicios.Seguimiento al plan de trabajo.Gestión Jurídico Administrativa / Administración de Bienes Inmuebles Muebles y Automotores
Informes de AuditoriaElaborar Planes de Mejoramiento, basándose en las actividades que requieran de ajustes para optimizar la administración de Bienes Muebles en la Administración Central Municipal.Plan de Mejoramiento (Actual)
Mapa de riesgo del subproceso
ACTUARPlanes de Mejoramiento
(vigencia anterior) 
Gestión Jurídico Administrativo / Adquisición de Bienes, Obras y ServiciosFormular las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento de acuerdo con el Proceso de Mejora Continua Director Técnico de la Unidad Administrativa Especial  de Gestión de Bienes y Servicios.Seguimiento al Plan de Mejoramiento.Entes de control externo
Control / Control Interno a la Gestión
Gestión Jurídico Administrativa / Administración de Bienes Inmuebles Muebles y Automotores

 

PUNTOS DE CONTROL OPERATIVOMECANISMOS DE MEDICION
(INDICADORES DE GESTION)
Véase el Formato Plan de Control - Código MEDE01.05.02.18.P01.F16.
Véase los Formatos:
MEDE01.07.01.18.P05.F04 Ficha Técnica de Seguimiento de Indicadores  de Tramites y Servicios:
Porcentaje de Certificaciones de Inventarios para ex servidores públicos del Municipio de Santiago de Cali expedidas

 

RECURSOSREQUISITOS DE LA NORMA TECNICA DE CALIDADDOCUMENTOS RELACIONADOS
RECURSOS HUMANOSINFRAESTRUCTURA
6.1 Acciones para Abordar Riesgos y Oportunidades                                         7.1.3 Infraestructura                                                                    
7.1.4 Ambiente de Trabajo                                                               
7.1.5 Recursos de seguimiento y medicion                                    
7.1.5.1 Generalidades
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones                                               
8.1 Planificacion y control operacional                                                
9.0 Evaluación de Desempeño                                                          
9.1 Seguimiento,Medición análisis y evaluación                                               9.1.1 Generalidades
  9.1.3 Analisis y evaluación                                   
10.Mejora                                                                                     
10.1 Generalidades                                                                       
10.2 No Conformacion y  Accion Correctiva                                       
10.3 Mejora Continua
Manual de Bienes Muebles y Automotores.
Normograma del proceso MEDE01.05.02.18.P01.F14
Mapa de Riesgos MEDE01.05.02.18.P01.F21
Manual de Mantenimiento, Cuidado y Salvaguarda de los Bienes de Propiedad de la Alcaldia de Santiago de Cali MAJA01.03.03.18.M01
Plan Anual de Adquisiciones
Director del Departamento de Contratación Pública
Director Técnico Unidad Especial de Gestión de Bienes y Servicios
Profesionales Especializados
Profesionales Universitarios
Auxiliares administrativos
Personal de apoyo (contratistas)
Espacio físico adecuado
Muebles de oficina
Equipos de cómputo
Red de datos
Acceso a Internet
Software de uso general y específico
Teléfonos
Impresoras 
Vehículos

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado Por:

Hernan Urbano Rodriguez

No Aplica

Gloria Paz

Profesional Universitario

Luis Alberto Ordoñez Morillo

Profesional Universitario

María Ximena Román García

Directora Técnica Unidad Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Servicios

 

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