Copia Controlada

 

GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVA

GESTIÓN CONTRACTUAL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

(MIPG)

 

 

MODELACIÓN DE PROCESO

GESTIÓN CONTRACTUAL

MAJA01.04.MPR001

VERSIÓN 001

FECHA DE ENTRADA  EN VIGENCIA

2020-10-05

 

MACROPROCESO: GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVACÓDIGO: MAJA01
PROCESO: GESTION CONTRACTUALCÓDIGO: MAJA01.04
OBJETIVO: Gestionar la adquisición de bienes, obras públicas y servicios de conformidad con los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva bajo los postulados que rigen la función administrativa, ya sea con recursos de inversión o de funcionamiento, con el propósito de satisfacer las necesidades de la comunidad en general y las propias de la entidad.
ALCANCE: Inicia con la planeación del contrato a través de la elaboración del estudio del sector y los estudios y documentos previos, continua con la selección de los proveedores, el perfecciamiento e implementación del  contrato, el tratamiento de las situaciones administrativas que se puedan presentar durante su ejecución, la evaluación y revaluación de proveedores, la liquidación del contrato y el cierre del expediente contractual y termina con la consolidación de las lecciones aprendidas en los procesos contractuales.
 INSUMOPROVEEDORACTIVIDADES CARGO RESPONSABLEPRODUCTOSUSUARIOS Y/Ó GRUPOS DE INTERÉS
PLANEARNecesidades de bienes, obras y/o serviciosTodos los organismos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.Realizar la planeación del proceso de selecciónSecretarios, Directores de Departamento Administrativos, Directores TécnicosMAJA01.04.01.18.P01.F03 - Requerimiento para la adquisición de bienes, obras y/o servicios

Estudios del sector

Estudios y documentos previos
Subproceso Selección de proveedores
Pla Anual de AdquisisionesDireccionamiento Estratégico / Planeación Institucional
Presupuesto de la vigencia de la entidadGestión de Hacienda Pública / Gestión de Finanzas Públicas
Ficha EBIDireccionamiento Estratégico / Planeación Económica y Social
Cadena de Valor y presupuestoDireccionamiento Estratégico / Planeación Económica y Social
CotizacionesProveedores
Informes económicos de comportamientos históricosPáginas de entes oficiales a nivel nacional y regional
HACEREstudio del SectorGestión Jurídico Administrativa / Gestión Contractual / Planeación del contratoSeleccionar el proveedor de los bienes, obras y/o servicios a adquirirProfesional Universitario (Líder de Contratación del Organismo Responsable)Documentos del proceso de selecciónUsuarios y grupos de interés (internos y externos)
Estudios y documentos previos 
Observaciones a los documentos de los procesos de selecciónOferentesRespuesta a Observaciones
Ofertas y/o propuestas de Bienes, obras y servicios.Minuta del contrato / Convenio / Aceptación de oferta
Documentos para la legalización del contratoOferentes

Gestión de Hacienda Pública / Gestión de Finanzas Públicas

Gestión de Hacienda Pública / Contabilidad General
Realizar el perfeccionamiento y legalización del contratoProfesional Universitario (Líder de Contratación del Organismo Responsable)Documentos publicados en el SECOPColombia Compra Eficiente
Entes de Control Internos y Externos
Oferentes
Todos los organismos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.
Expediente del proceso Contractual
VERIFICARContrato y/o aceptación de la ofertaTodos los organismos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.Realizar el seguimiento al cumplimiento de lo establecido en el contratoSupervisor y/o interventor Informes de supervisiónTodos los organismos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.
Informes de supervisión
Informes de Interventoría
Todos los organismos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.Realizar la revaluación de los proveedoresSupervisor y/o interventor Informe de revaluación de proveedoresComité de Contratación
Todos los organismos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.
ACTUARInformes de supervisiónTodos los procesos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.Aplicar sanciones y/o modificaciones contractualesProfesional Universitario (Líder de Contratación del Organismo Responsable)Acto Administrativo de Sanción y/o Modificación ContractualUsuarios y grupos de interés (internos y externos)
Planes de Mejoramiento Interno (vigencia anterior) Direccionamiento estratégico / Planeación InstitucionalRealizar seguimiento al plan de mejoramientoInforme de seguimientoEntes de control (Internos y externos)
Informes de AuditoriaControl / Control Interno a la Gestión Formular las acciones correctivas, preventivas y de mejoramientoPlan de Mejoramiento (actual)

 

PUNTOS DE CONTROL OPERATIVOMECANISMOS DE MEDICIÓN
(INDICADORES DE GESTIÓN)
Véase el Formato Plan de Control
Código MEDE01.05.02.18.P01.F16.
Subproceso Planeación del contrato
Subproceso Selección del proveedores
Subproceso Implementación del contrato
Subproceso Análisis de Resultados
Véase los Formatos:
- MAJA01.04.18.FT01 - Modificaciones contractuales
- MAJA01.04.18.FT02 - Monto de procesos publicados en SECOP II y en la tienda virtual del estado Colombiano
- MAJA01.04.18.FT03 - Procesos adjudicados a traves de modalidades competitivas

  

RECURSOSREQUISITOS DE LA NORMA TÉCNICA DE CALIDADDOCUMENTOS RELACIONADOS
RECURSOS HUMANOSINFRAESTRUCTURA5.2. Política
6.1. Acciones para abordar los riegos y oportunidades.
6.3. Objetivos de la Calidad y planificación para lograrlos.
7.5. Información documentada.
8.4. Contorl de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.
9.1.1. Generalidades sobre el seguimiento, medición, análisis y evaluación.
9.1.3. Análisis y Evaluación.
10. Mejora.
Manuales y guias de Colombia Compra eficiente
Director de Departamento Administrativo
Asesor
Profesionales Especializado
Profesionales Universitario
Técnico
Auxiliar Administrativo
Espacio físico adecuado
Muebles de oficina
Equipos de cómputo
Red de datos
Acceso a Internet
Software de uso general y específico
Teléfonos
Impresoras 
https://www.colombiacompra.gov.co/manuales-guias-y-pliegos-tipo/manuales-y-guias

 

   

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado Por:

Sandra Liliana Escobar

No Aplica

Paola Andrea Riveros Rengifo

Subdirectora de Gestión del Conocimiento e Innovación            

Julián Andrés López Moreno

Subdirector de Abastecimiento Estratégico

  

Nhora Yhanet Mondragón Ortiz

Directora del Departamento Administrativo de Contratación Pública 

 

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