Copia Controlada

 

 GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DOCUMENTAL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

(MIPG)

 

 

MODELACIÓN DE PROCESO

GESTIÓN DOCUMENTAL

MAGT04.03.MPR001

VERSIÓN 001

FECHA DE ENTRADA  EN VIGENCIA

2019-11-01

 

 

MACROPROCESO:  GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA INFORMACIÓNCÓDIGO: MAGT04
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTALCÓDIGO: MAGT04.03 
OBJETIVO: Administrar la información recibida y producida por la Administración Central del Municipio Santiago de Cali, soportada en documentos y registros de archivo, cualquiera que sea su formato; a través de la planificación, organización, conservación  y custodia del patrimonio documental para permitir el acceso y consulta de las partes interesadas a la información pública producto de la gestión de la Entidad.
ALCANCE:  Inicia con el diagnóstico  del estado de los archivos, incluyendo los procesos normativos de la gestión documental  y termina con la información disponible para acceso y consulta en cualquier medio y soporte.
 INSUMOPROVEEDORACTIVIDADESCARGO RESPONSABLEPRODUCTOSUSUARIOS Y/Ó GRUPOS DE INTERÉS
PLANEARPlan de Acción MunicipalDireccionamiento Estratégico / Planeación Económica y Social+C32Programar anualmente las actividadesSubdirector de Trámites, Servicios y Gestión DocumentalPlan de Trabajo Anual
(Cronograma de Trabajo)
Gestión Tecnológica y de la Información / Gestión Documental
Programa de AuditoríaControl /Control Interno a la Gestión
Plan Institucional de Archivos - PINAR Archivo General de la Nación (AGN)
Programa de Gestión Documental
Sistema Integrado de Conservación
Modelo de Requisitos para la gestión electrónica de documentos
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)Función Pública
Mapa de ProcesosTodos los Procesos 
Plan de trabajo archivísticoArchivo General de la Nación (AGN)Todos Organismos que tengan en custodia Fondos Acumulados - FA
HACERCambios en los procedimientos
Comunicaciones oficiales
Todos los ProcesosElaborar Plantillas de documentosProfesional EspecializadoPlantillas de Actos Administrativos y Comunicaciones oficiales Todos los Procesos
Comunicaciones OficialesTodos los Procesos y comunidadDistribuir y tramitar las comunicaciones oficiales internas y externasAuxiliar AdministrativoComunicaciones oficiales distribuidas
Comunicaciones oficiales gestionadas
Todos los Procesos
Documentos y ExpedientesGestión Tecnológica y de la Información / Gestión DocumentalClasificar y ordenar los documentos y expedientes conforme con la Tabla de Retención DocumentalAuxiliar Administrativo o Profesional UniversitarioInformación disponible para consultaTodos los Procesos
Inventario DocumentalTodos los ProcesosRegistrar documentos y/o expedientes consultadosAuxiliar AdministrativoTodos los Procesos
Documentos y Expedientes Ordenados e InventariadosGestión Tecnológica y de la Información / Gestión DocumentalRealizar la transferencia de documentos conforme con la Tabla de Retención DocumentalAuxiliar Administrativo o Profesional UniversitarioDocumentos y Expedientes Disponibles para TransferirTodos los Procesos
Tabla de Retención documentalDefinir la permanencia de los documentos en el archivo de gestión – Construir la TVD para aplicar en la  organización de los fondos acumuladosProfesional EspecializadoPatrimonio documental Conservado
Tabla de Valoración DocumentalTodos los Procesos
Documentos, Expedientes y Depósitos de ArchivoGestión Tecnológica y de la Información / Gestión DocumentalRealizar aseo de depósitos, limpieza y desinfección de unidades documentales y migración, emulación o refreshing de la informaciónAuxiliar AdministrativoTodos los Procesos
Actos Administrativos de modificación de estructuraGestión Jurídico Administrativa/Gestión JurídicaRealizar la reconstrucción de la historia institucional desde el momento de su creación.Auxiliar Administrativo, Técnico Administrativo, profesional unversitario y  Profesional EspecializadoTabla de Valoración Documental aprobadaTodos los Procesos
Solicitud de Ajuste o Modificación de la Tabla de Retención DocumentalTodos los ProcesosRealizar el ajuste de la Tabla de Retención DocumentalProfesional EspecializadoTabla de Retención Documental aprobadaTodos los Procesos
Banco Terminológico de Series, Subseries y tipos documentalesGestión Tecnológica y de la Información / Gestión DocumentalUnificar terminos archivisticosProfesional EspecializadoBanco Terminológico de Series, Subseries y tipos documentalesTodos los Procesos
Registro de Activos de InformaciónTodos los ProcesosIdentificar Activos de informacion en la Entidad.Profesional EspecializadoRegistro de Activos de InformaciónTodos los Procesos
Índice de Información Clasificada y ReservadaTodos los ProcesosIdentificar la clasifcacion de la informacionAuxiliar Administrativo, Técnico Administrativo, profesional unversitario y  Profesional EspecializadoÍndice de Información Clasificada y ReservadaTodos los Procesos
Documentos y RegistrosTodos los ProcesosDigitalizar los documentos de archivoAuxiliar AdministrativoDocumentos DigitalizadosTodos los Procesos
VERIFICARPlan de Trabajo Anual (Cronograma de trabajo), Seguimientos Gestión Tecnológica y de la Información / Atención al UsuarioRealizar seguimiento a la ejecución de las actividades del Cronograma de trabajoProfesional UniversitarioInformes de GestiónDireccionamiento Estratégico / Planeación Económica y Social
Indicadores del ProcesoRealizar seguimiento a los indicadores del ProcesoDireccionamiento Estratégico / Planeación institucional.
Mapa de Riesgos del ProcesoDireccionamiento Estratégico / Planeación InstitucionalRealizar seguimiento a los riesgos del ProcesoInforme de monitoreo y seguimiento de RiesgosControl / Control Interno a la Gestión
Direccionamiento Estratégico / Planeación Institucional
Planes de Mejoramiento Interno (vigencia anterior)planeacion institucional / sistemas de gestiónRealizar seguimiento al plan de mejoramientoInforme de seguimientoplaneacion institucional / sistemas de gestión
ACTUARInformes de AuditoríaControl /  Control Interno a la GestiónFormular las acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento de acuerdo con el Proceso de Mejora Continua MCCO01.04Profesional EspecializadoPlanes de Mejoramiento (actual)planeacion institucional / sistemas de gestión
Autoevaluaciónplaneacion institucional / sistemas de gestión

 

PUNTOS DE CONTROL OPERATIVOMECANISMOS DE MEDICION
(INDICADORES DE GESTION)
Véase el Plan de Control
código MEDE01.05.02.18.P01.F16.
Véase los Formatos: Ficha Técnica de Formulación de Indicadores MEDE01.07.01.18.P05.F02 y Ficha Técnica  de Seguimiento Indicadores de Procesos MEDE01.07.01.18.P05.F05
- MAGT04.03.18.FT01 Porcentaje de  Archivos de gestión Inventariados
- MAGT04.03.18.FT02 Porcentaje de documentos tipificados por serie en el sistema de gestión documental
- MAGT04.03.18.FT03 Nivel de implementación de los centros de documentación en la administración central de Cali
- MAGT04.03.18.FT04 Cumplimiento en la programación de  la digitalización de documentos de conservación total y de consulta frecuente

  

RECURSOSREQUISITOS DE LA NORMATECNICA DE CALIDADDOCUMENTOS RELACIONADOS
RECURSOS HUMANOSINFRAESTRUCTURAAplicación Directa
NTC ISO 9001:2015
7.5 Información Documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y Actualización
7.5.3 Control de la Información Documentada

Aplicación Transversal
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.1.1 Generalidades
10. Mejora
• Norma Técnica Colombiana NTCISO 9001:2015
• Normograma del Proceso MEDE01.05.02.18.P01.F14
• Mapa de Riesgos del Proceso MEDE01.05.02.18.P01.F21
• Manual del Proceso MAGT04.03.18.M01
• Manual de Planificación de la función archivística e implementación de un PGD
• Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR
• Manual de Elaboración de Tablas de Retención Documental
• Manual de Organización de Fondos Acumulados del Archivo General de la Nación.
• Manual de Identidad Visual Corporativa de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.
• Instructivo General para la Organización del AGN.
• Instructivo de Digitalización del Archivo General de la Nación
• Instructivo para la Organización de Archivos de Gestión y Fondos Acumulados V1 Código MAGT04.03.18.P01.I02                            
• Guía Técnica Para La Gestión De Documentos Y Expedientes Electrónicos del AGN        
• Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservacion del AGN.                                                            • Requisitos Mínimos De Digitalización del AGN
• Protocolo para la Digitalización de Archivos con Fines Probatorios del Archivo General de la Nación. 
• Protocolo de Gestión Documental de los Archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.
Subdirector de Trámites, Servicios y Gestión Documental, Profesional especializado en Archivo, Profesional Universitario y Personal de los niveles Técnicos y  asistenciales.Espacio físicos adecuados con especificaciones técnicas (Acuerdo 049 del 2000 del AGN), Estantes, Rodantes, Carpetas, Cajas de Archivo, Cinta falla, Destructora de papel,  Aspiradora, Carretas, video beam, telón, tablero, portátil, equipos de computo, escáner, microfilmador, lector de microfilm, impresora multifuncional, lector de código de barras, instalaciones eléctricas, UPS, Transformador, regulador, cableado estructurado, líneas telefónicas, Equipo de oficina, elementos de oficina, alarma,  Deshumidificadores, Aire Acondicionado, Dotación (batolas, guantes, tapabocas, alcohol, caretas, clavos de olor, gorro, bomba de aspersión).

 

 

 

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado Por:

Maria Delfa Melo Rincón

No Aplica

Rodrigo Alonso Figueroa Miranda  

Profesional Especializado  

César Augusto López López 

Subdirector de Separtamento Administrativo

 

Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su copia, alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde