Copia Controlada

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

(MIPG)

 

 

 INSTRUCTIVO PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADO ARTICULADO Y COMPLEMENTARIO AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

MEDE01.05.02.P025.I003

VERSIÓN 001

FECHA DE ENTRADA  EN VIGENCIA

2021-09-16

  

TABLA DE CONTENIDO

1.  OBJETIVO

2.  ALCANCE

3.  DEFINICIONES

4.  INFORMACIÓN DOCUMENTADA

4.1  ESTRUCTURA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

4.2  TIPOLOGÍA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.  PRESENTACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.1  ENCABEZADO

5.2  PIE DE PÁGINA

5.3  TABLAS DE CONTENIDO

5.4  TEXTOS

5.4.1  Fuente del texto

5.4.2  Fuente para formatos

5.4.3 Márgenes para texto

5.4.4  Títulos y numeración

5.4.4.1 Título de primer  nivel

5.4.4.2  Título de segundo nivel

5.4.4.3  Título de tercer nivel

5.4.4.4  Título de cuarto nivel y subsiguientes

5.4.5  Espacio entre párrafos, tablas y gráficas

5.4.6  Viñetas

5.4.7  Redacción

5.4.8  Nota al final

5.5  ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.6  IMPRESIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

6.  CUERPO DEL DOCUMENTO

6.1  INTRODUCCIÓN

6.2  OBJETIVO

6.3  ALCANCE

6.4  DEFINICIONES

6.5  CONTENIDO Y DESARROLLO

6.6  DOCUMENTOS DE REFERENCIA 

6.7  ANEXOS  

7.  CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7.1  DISTRIBUCIÓN, ACCESO, RECUPERACIÓN Y USO

7.2  ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN

7.3  CONTROL DE CAMBIOS

7.3.1  Manejo de Versiones

7.4  CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN

8.  FLUJOGRAMA

8.1 FLUJOGRAMA ANSI

8.2 FLUJOGRAMA BPMN

8.2.1 Criterios

8.2.2 Elementos BPMN

8.2.3  Utilización de Pool y Lane 

8.2.3.1  Pool

8.2.3.2 Lane

8.2.4. Objetos de flujo

8.2.4.1  Tareas

8.2.4.2 Eventos

8.2.4.3 Compuertas (Gateways)

8.2.5 Objetos de Conexión

8.2.6 Artefactos

8.2.7 Datos

8.2.8 Nombre del archivo en FOREST BPMS

8.2.9 Mejores prácticas en modelado de procedimientos

9.  IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA

9.1  CODIFICACIÓN DE MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS

9.2  CODIFICACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA

10.  DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXOS

  

  

1.  OBJETIVO

 

 

Establecer los criterios básicos para la elaboración, redacción e identificación de los documentos requeridos para la implementación y operación de los Sistemas de Gestión y Control adoptados en la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali con el fin de estandarizar la documentación de los procesos.

 

 

2.  ALCANCE

 

 

Este instructivo aplica para toda la información documentada que se produzca en el marco del diseño, implementación y operación de los sistemas de gestión y control articulados y complementarios con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.

 

 

3.  DEFINICIONES

 

 

Los siguientes términos y definiciones se aplicarán para el propósito de este instructivo.

 

BPM. Business Process Management (BPM) por sus siglas en inglés. Es un enfoque sistemático para la gestión de procesos. Es una disciplina que logra integrar el negocio y la tecnología, buscando unirlos por medio de la gestión de procesos en la organización. Dichos procesos podrán ser manuales o automatizados, nuevos, los ya implementados o los que se automatizarán, lo importante es contar con el apoyo de TI.

 

BPMN. Business Process Model and Notation (BPMN) por sus siglas en inglés. Es una notación gráfica que permite automatizar procesos estructurados, son aquellos en donde existe una secuencia predeterminada y estructurada para la ejecución de actividades.

 

CATÁLOGO. Es la lista ordenada o clasificada para la promoción de productos o servicios que oferta la Entidad. Se compone principalmente de imágenes de los productos o servicios ofertados, las cuales pueden acompañarse de breves descripciones, como por ejemplo el precio o beneficios.

 

CÓDIGO. Conjunto de normas legales sistemáticas que regulan unitariamente una materia determinada.

 

DOCUMENTO. Información y el medio en el que está contenida. Ejemplo: registro, especificación, formato, procedimiento, plano, informe, etc. Su medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

 

DOCUMENTO METODOLÓGICO. Documento que especifica las características técnicas de cada una de las etapas de una operación estadística. El contenido de este documento, varía de acuerdo con el tipo de operación, ya sea una operación estadística derivada, una basada en censos, encuestas o muestreos, o en registros administrativos.  

 

ESPECIFICACIÓN. Documento que establece un conjunto de requisitos que construyen un modelo o estructura. Ejemplo: Una especificación de un producto, de un desempeño, un plano o de un servicio derivado de una reglamentación.

 

FORMATO. Documento para consignar información cuantitativa o cualitativa, que genere evidencia durante la ejecución o desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirán en un registro.

 

GESTIÓN. Se define como el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

 

GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

 

GUÍA. Documento que detalla una serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad o conjunto de actividades sin establecer procedimientos fijos ni cursos específicos de acción.

 

INFORMACIÓN DOCUMENTADA. La información documentada es toda aquella información que la entidad identifica, controla y mantiene como requerida y necesaria para apoyar la operación de los procesos. Entiéndase por información documentada, todos los documentos que se generan en el ámbito de los Sistemas de Gestión y Control.

 

INSTRUCTIVO.  Es un documento que describe detalladamente la forma cómo debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurar su realización. Cuando aplique, los instructivos deben especificar las actividades o tareas en términos de equipos, documentos a utilizar, control de las actividades, formatos a utilizar.

 

INSTRUMENTO ARCHIVÍSTICO. Son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística.

 

MANUAL. Documento de carácter administrativo, técnico u operativo que describe lineamientos generales u específicos y que sirve de soporte para la ejecución de un sistema, un proceso o una actividad específica. No debe confundirse con una guía, pues si bien esta sirve para aclarar la ejecución de una actividad, el grado de complejidad es menor comparado con el de un manual. Ejemplos:

 

  • Manual de Funciones, documento administrativo que contiene la descripción de los cargos de la entidad y sirve para realizar adecuadamente los procesos de selección.
  • Manual de Interventoría, documento técnico administrativo que describe los aspectos legales, técnicos y administrativos y la forma como se debe realizar una Interventoría.
  • Manual de aplicación de software, documento técnico que indica la manera de utilizar un software con el fin de cumplir con actividades como nomina, generación de listados, etc.

 

MANUAL DE CALIDAD.  Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. Los Manuales de Calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular.

 

MANUAL DE OPERACIONES. Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los Servidores Públicos.

 

MAPA DE PROCESOS. Es la representación gráfica de los procesos de la entidad en forma interrelacionada.

 

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO (MECI). Modelo que tiene como propósito fundamental servir como una herramienta gerencial para el control a la gestión pública, y que se fundamenta en la cultura del control, y la responsabilidad y compromiso de la Alta Dirección para su implementación, y fortalecimiento continuo.

 

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG). El Modelo Integrado de Planeación y Gestión se define como un marco de referencia que permite dirigir, evaluar y controlar la gestión institucional de las organizaciones públicas en términos de calidad e integridad del servicio (valores), con el fin de que entreguen resultados que atiendan y resuelvan las necesidades y problemas de los colombianos (generación de valor público).

 

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS (MOP).  Metodología que permite gestionar la entidad como un todo, definir las actividades que generan valor, trabajar en equipo e identificar los recursos necesarios para su realización, orientando la Administración Central del Distrital de Santiago de Cali hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de sus objetivos.

 

NORMAS APA. Estilo de documentación estandarizado por la Asociación Americana de Psicología (American Psychological Association, APA), y aprobados por el Consejo de Representantes de la APA. Este estilo incluye cualquier criterio, protocolo o especificación de conducta, desempeño, servicios o productos en psicología o áreas relacionadas, y ha sido creado con la finalidad de ayudar en la comprensión de lectura de los documentos que se elaboren.

 

OPERACIÓN ESTADÍSTICA. Conjunto de procesos y actividades que partiendo de la recolección sistemática de datos, conduce a la producción de resultados agregados.

 

PLAN. Instrumento que permite determinar objetivos, metas prioridades y estrategias de manera general definidas para un periodo de tiempo.

 

PLAN DE CALIDAD. Documento que especifica cuáles procesos, procedimientos y recursos asociados se aplicarán, por quién y cuándo, para cumplir los requisitos de un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

 

POLÍTICA INSTITUCIONAL. Es una decisión escrita que se establece como una guía, para los miembros de una organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos asuntos. Es decir, proporciona un marco de acción lógico y consistente.

 

POLÍTICA DE OPERACIÓN DE PROCESO.  Es un elemento que define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos previamente establecidos por la entidad.

 

PROCEDIMIENTO. Forma establecida para llevar a cabo una actividad o un proceso, en la cual se debe definir quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

 

PROCESO.  Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos.

 

PROGRAMA. El término Programa sirve para denotar aquella agrupación de actividades que tanto en secuencia o simultáneas son ejecutadas por un equipo de individuos a fin de que se cumpla un objetivo.

 

PROTOCOLO.  Conjunto de reglas y actitudes establecidas para la ejecución de una actividad o procedimiento, en el cual participan el estado con la sociedad en forma individual o colectiva ó la empresa privada de manera conjunta.

 

PROYECTO.  Proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

 

REGISTRO.  Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia del desarrollo de las actividades desempeñadas.

 

REGLAMENTO.  Un reglamento es una colección ordenada de reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una Ley o para el régimen de una corporación, un organismo, un comité o un servicio.

 

REVISIÓN.  Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

 

SISTEMA DE CONTROL INTERNO.  Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos.

 

SISTEMA DE GESTIÓN. Es el conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

 

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC). Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

 

 

4.  INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 

 

La información documentada es toda aquella que la Administración Distrital de Santiago de Cali identifica, controla y mantiene como requerida y necesaria para apoyar la operación de los procesos.  Incluye los siguientes tipos de documentos: Códigos, Determinación insumos y proveedores - productos, cliente y/o grupos de interés, Diseño de procedimiento, Documentos Metodológicos, Especificaciones Técnicas, Formatos de Registro, Guías, Informes generales, Instructivos, Manual de Calidad, Manuales, Manuales de Procesos, Modelación del proceso, Modelación del subproceso, Normograma, Plan de control, Planes, Política Institucional, Programa, Protocolos, Reglamento y Catálogos.

 

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada de los Sistemas de Gestión podrán tener anexos los cuales no configuran una tipología documental como tal y deberán hacer parte de la relación que hace referencia la sección 6.7 Anexos de este instructivo. 

 

 

4.1  ESTRUCTURA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

  

La estructura de la información documentada definida en la Administración Distrital de Santiago de Cali está representada en la siguiente pirámide documental, en la que cada letra contiene los documentos que aplican, de acuerdo a la importancia y uso de ellos.

 

Gráfica 1. Estructura de la información documentada. 

 

Fuente: elaboración propia.

 

 

En la documentación no se considerarán manuales de subprocesos, ni manuales de procedimiento, esto con el fin de centralizar y simplificar el alcance y documentación de un proceso.

 

Nota. No aplican los lineamientos de este instructivo, a aquellos planes que son adoptados por actos administrativos y cuyos contenidos hacen parte integral del mismo documento (Decretos Municipales y Proyectos de Acuerdos del Concejo Municipal), así estos sean productos de procesos que se encuentran documentados en el Modelo de Operación por Procesos – MOP de la entidad, como por ejemplo: Plan de Desarrollo Distrital, Plan de Desarrollo de Comunas y Corregimientos, Plan de Ordenamiento Territorial, Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos, Plan de Movilidad, entre otros, puesto que estos planes, siguen las directrices dadas en el INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y FONDOS ACUMULADOS EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE SANTIAGO DE CALI.

 

4.2  TIPOLOGÍA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 

Para el Sistema de Gestión y Control Integrado definido por la Administración Distrital de Santiago de Cali, la tipología para la información documentada se desarrollará de acuerdo con el contenido de la siguiente tabla.

 

Tabla 1. Tipologías documentales

Tipo

Abreviatura

Origen

(Proceso / Subproceso / Procedimiento)

Plantilla

Manual de Calidad

MC

Proceso

Manual de calidad

Modelación del proceso

MPR

Modelación del proceso

Normograma

NOR

Normograma

Política institucional

PI

Política institucional

Políticas de operación

PO

Política operación

Indicadores de gestión del proceso

IGP

Indicadores de gestión del proceso

Riesgos del proceso

RP

Riesgos del proceso

Reglamento

R

Reglamento

Planes

PL

Planes

Código

CD

Códigos

Modelación del subproceso

MSPR

Subproceso

Modelación del subproceso

Determinación Insumos proveedores

DIPC

Proceso - Subproceso

Determinación Insumos proveedores

Diseño de Procedimiento

P

Diseño de Procedimiento

Informes generales

IGR

Informes generales

Plan de Control

PCT

Plan de Control

Manuales

M

Manual

Guías

G

Procedimientos

Guías

Catálogos

C

Instructivo/ Protocolo/ Catálogo

Instructivos

I

Protocolos

PT

Documentos Metodológicos

DM

Documentos Metodológicos

Especificaciones Técnicas

ET

Especificaciones Técnicas

Formatos de Registro

F

Formatos de Registro

 Fuente: elaboración propia.

 

Los documentos de carácter externo se listan y enlazan en el apartado “Documentos de referencia” del Subproceso correspondiente (proceso para los procesos que no cuentan con subprocesos). La forma de enlazar cada documento externo será a través del nombre completo del documento  especificando la fuente emisora. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

 

Nota: Tener en cuenta que los documentos de origen externo no hacen parte del Listado Maestro de Documentos vigentes LMDV.

 

Ejemplos de algunos documentos externos:

 

Guía para la construcción y análisis de indicadores del Departamento Nacional de Planeación

Manual de MIPG del Departamento Administrativo de la Función Pública

Manual de Gobierno Digital del Ministerio de las TICS

Marco de referencia The Open Group Architecture Framework - TOGAF 

 

 

 5.  PRESENTACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 

 

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada del Sistema de Gestión y Control Integrado y los anexos (si existen), se encuentran en el Sistema de Información DARUMA, donde se pueden consultar en el visor web del listado maestro de documentos vigentes del módulo de documentos y exportar en formatos (word y pdf) según corresponda.

 

Los listados y reportes que se generan a partir de software o aplicativos como el SAP, MIRAVE, ORFEO entre otros, los cuales vienen diseñados como propios del aplicativo y así son utilizados en la Entidad como evidencia para la ejecución de los procesos del Modelo de Operación por Procesos (MOP), no requerirán ser documentados bajo los lineamientos del presente instructivo.

 

A continuación se mencionan otros criterios a tener en cuenta para la identificación y presentación de la información documentada (entiéndase ‘todos los documentos’) y los anexos (si existen):

 

 

5.1  ENCABEZADO

   

El recuadro del encabezado para los documentos del Sistema de Gestión y Control Integrado, deberán cumplir las siguientes características:

 

Gráfica 2. Recuadro del encabezado para los documentos.

 

Fuente: elaboración propia.

 

Convenciones:

 

A.  Logotipo oficial de la entidad, su tamaño debe ser Alto: 2,3 cm. Ancho: 3 cm.

 

B. Macroproceso y proceso, corresponde al nombre del macroproceso y proceso relacionado al documento, deben ir en la parte inferior del recuadro del logotipo centrado, en mayúscula sostenida, en tipo de letra Arial 8, sin negrilla.

 

C. El título MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN corresponde a una identificación general de todos los documentos asociados al Sistema de Gestión y Control Integrado articulado con MIPG. Debe ir centrado a un espacio del borde del recuadro; en el renglón siguiente, se especifica la sigla MIPG, en mayúscula sostenida, en tamaño de fuente 10, tipo de letra Arial, sin negrilla.

 

D. Nombre del documento [título], corresponde al nombre establecido para el documento. Debe ir centrado, a dos espacios de la sigla MIPG, compuesto por el tipo de documento (ejemplo: manual, procedimiento, instructivo, guía, protocolo, etc.) y el nombre asignado al documento, en mayúscula sostenida, tipo de fuente Arial, tamaño 12 sin negrilla.

 

Para el caso de los formatos de registro, se debe considerar que el título del mismo no debe incluir la palabra “FORMATO”, teniendo en cuenta que dicho nombre, debe ser claro y hacer referencia al contenido del mismo. Ejemplo: ACTA DE REUNIÓN, ENTREGA DE DOCUMENTOS, etc.

 

E. Código, hace referencia a la identificación alfanumérica del documento. Debe ir centrado y escrito en mayúscula sostenida, tipo de fuente Arial y tamaño 10. El código es asignado por la coordinación del Sistema de Gestión y Control Integrado de la entidad, a través del proceso Planeación Institucional, siguiendo los lineamientos de este instructivo en el numeral correspondiente (Ver numeral 9.  IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA).

 

F. Versión del documento. La palabra “VERSIÓN” estará centrada, en mayúscula sostenida, tipo de fuente Arial y tamaño 8. El número de la versión también estará centrado, en tipo de fuente Arial, tamaño 8 y en número entero. El número corresponde a la versión aprobada del contenido del documento a través de un ciclo documental.

 

Nota: Para el caso de los formatos utilizados para registro, se refiere a la versión  aprobada del formato (preforma) sin diligenciar.

  

Nota: con la implementación del sistema de información DARUMA, se facilita el control de las versiones de cada uno de los tipos documentales, incluyendo lo que se conocía anteriormente como formatos de caracterización, los cuales estarán en adelante como un tipo de documento, y cuentan con una abreviatura específica e iniciarán en versión uno (001), vigente a partir de junio de 2021.

 

G. Fecha de entrada en vigencia del documento: La frase “FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA”, debe estar centrada, escrita en mayúscula sostenida en tipo de letra Arial, tamaño 8. El día se marca en dos (2) dígitos, el mes se escribe en dos (2) dígitos y el año con sus cuatro (4) dígitos, separados por la barra oblicua (/). Esta fecha debe tener el siguiente formato aaaa/mm/dd, por ejemplo, 2021/10/09. Esta fecha indica el momento desde el cual, puede hacerse uso de los documentos.

 

Para el caso de los formatos utilizados para registro, se refiere a la fecha de validación del formato (preforma) sin diligenciar, y es asignado por la coordinación del Sistema de Gestión y Control Integrado de la entidad, a través del proceso Planeación Institucional.

 

La “fecha de entrada en vigencia” de los formatos de registro elaborados en Excel o Word (dependiendo de las necesidades del proceso) y que son enlazados en el documento “Formato de Registro” en el sistema de información Daruma, en su encabezado del documento no contará con este campo, ya que dicha fecha se asignará en el documento según cumplimiento del ciclo documental. Ver Gráfica 3. 

 

 

Gráfica 3. Encabezado de formato de registro.

Fuente: elaboración propia.

 

De manera general, se debe tener en cuenta que todos los documentos creados en el sistema de información DARUMA, tienen el encabezado configurado en la plantilla del tipo documental correspondiente; el único campo que se debe diligenciar sería el literal B “Macroproceso y Proceso”. Los demás campos se diligencian de manera automática considerando la información registrada en el formulario de definición del documento y el control realizado por el sistema según cumplimiento del ciclo documental.

 

Adicionalmente, se debe tener en cuenta que, el recuadro del encabezado para Formatos tales como: Comunicaciones oficiales, Circular, Certificado, Constancia, Decreto y Resolución y Reglamentos de Comités, deben seguir los lineamientos establecidos en el INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y FONDOS ACUMULADOS EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE SANTIAGO DE CALI y en el INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA de la Administración Central Distrital de Santiago de Cali.

 

 

5.2  PIE DE PÁGINA

  

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada de los Sistemas de Gestión y Control y los anexos (si estos existen) deben tener pie de página, escritos en letra Arial, tamaño 8. El pie página consta del siguiente texto: “Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su copia, alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde”. 

 

Nota. El pie de página para documentos tales como Comunicaciones oficiales, Circulares, Certificados, Constancias, Decretos, Resoluciones y Reglamentos de Comités, deben seguir los lineamientos establecidos en el establecidos en el INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y FONDOS ACUMULADOS EN LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE SANTIAGO DE CALI y en el INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LA IDENTIDAD VISUAL CORPORATIVA de la Administración Central Distrital de Santiago de Cali.

 

 

5.3  TABLAS DE CONTENIDO

  

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada de los Sistemas de Gestión y Control y los anexos (si estos existen), deben presentar una tabla de contenido, donde se relacionan los títulos de las divisiones, subdivisiones, en el mismo orden como aparecen en el texto. Solamente se escribe la palabra “TABLA DE CONTENIDO” en mayúscula sostenida, centrada a un (1) espacio fijo del inicio del documento, en letra Arial y tamaño 12.

 

La tabla de contenido, no contará con número de la página dado que a través del sistema de información DARUMA se concibe como un documento para consulta en línea y con enlaces al inicio de cada numeral.

 

Los títulos correspondientes a cada una de las divisiones que se presentan en el documento hasta el tercer nivel, se deberán anclar a la sección correspondiente, cualquiera que sea su nivel y se comienza en el margen izquierdo. Entre cada título se debe dejar un espacio fijo. Para conocer cómo anclar, ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

 

Los títulos correspondientes al material complementario tales como anexos se escriben con mayúscula sostenida y no van antecedidos por numerales. Ejemplo: ver Gráfica 4.

 

Gráfica 4. Ejemplo tabla de contenido para los documentos.

 

 Fuente: elaboración propia.

 

 

5.4  TEXTOS

 

En todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada de los Sistemas de Gestión y Control y los anexos (si estos existen), deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

 

5.4.1  Fuente del texto

 

  • Tipo de letra: Arial.
  • Tamaño de la fuente: 12.
  • Color de la fuente: Negro 100%
  • Tamaño de la fuente para el pie de página: 8
  • Tamaño de la fuente para el encabezado: Ver numeral 5.2

 

5.4.2  Fuente para formatos

 

  • Tipo de letra: Arial
  • Tamaño mínimo de la fuente para los títulos de los campos a diligenciar: 10
  • Tamaño mínimo de la fuente para el contenido del formato: 10
  • Tamaño de la fuente para el pie de página: 8
  • Color de la fuente: Negro 100%

 

 

5.4.3  Márgenes para texto

  

Los documentos creados desde el sistema de información Daruma cuentan con márgenes definidas por el mismo sistema, las cuales no son personalizables.

 

Nota. Los formatos de registro son de libre diseño, guardando las debidas proporciones para su adecuada visualización de acuerdo al grupo de interés.

 

5.4.4  Títulos y numeración

 

Para la identificación de los títulos se hará en números arábigos de la siguiente manera, de acuerdo con los niveles y consideraciones que se describen a continuación:

 

5.4.4.1 Título de primer nivel. Se empieza con el número uno o numeral correspondiente seguido de punto; entre el punto y la primera letra del título se dejará un espacio, se escribe con mayúscula sostenida, centrada, con negrilla. Entre este título y el inicio del párrafo se dejarán dos espacio fijos y debe terminar sin punto.

 

5.4.4.2 Título de segundo nivel. Se empieza con el número que identifica el título de primer nivel, seguido del número que le corresponda en el orden de desagregación y debe terminar con punto; entre el numeral y la primera letra del título de segundo nivel se dejará un espacio, se escribe con mayúscula sostenida al margen izquierdo, con negrilla y no llevan punto al final. El texto inicia en el renglón siguiente, es decir, dejando un espacio fijo entre el título de segundo nivel y el inicio del párrafo.

 

5.4.4.3  Título de tercer nivel. Se inicia con el número que corresponde a la secuencia del tercer nivel con punto; entre el numeral y la primera letra del título de tercer nivel se dejará un espacio, se escriben con mayúscula inicial contra el margen izquierdo, con negrilla, sin punto al final. El texto inicia en el renglón siguiente.

 

5.4.4.4  Título de cuarto nivel y subsiguientes. Se inicia con el número que corresponde a la secuencia del tercer nivel con punto; entre el numeral y la primera letra del título del cuarto nivel se dejarán un espacio, se escriben con mayúscula inicial contra el margen izquierdo, con negrilla, con punto al final. El texto inicia en el mismo renglón y así sucesivamente para los siguientes niveles. Ver Gráfica 5 para ejemplo de niveles.

  

Gráfica 5. Numeración de los documentos.

Fuente: elaboración propia.

 

 

5.4.5  Espacio entre párrafos, tablas y gráficas. 

Si en el texto debe insertarse tablas o gráficas, se deja un espacio entre el final del texto y el inicio de la tabla o gráfica, de igual manera se deja un espacio al final. En todo caso estos deben aparecer inmediatamente después de que se han mencionado; si se necesita hacer referencia de la tabla o gráfica en otra sección del documento, se debe nombrar y anclar para facilitar su ubicación.

 

Para su numeración se utilizan números arábigos, en orden consecutivo, tal como aparecen en el texto. Llevan un título breve que concreta claramente el contenido de la gráfica o tabla, el cual se coloca en la parte superior de la misma después de la palabra “Gráfica” o “Tabla” (ambas con mayúscula inicial) seguida del número correspondiente y punto. Además deberá ir centrado, letra Arial 12, el texto finaliza con punto y con un ancla para incluir en la tabla de gráficos. No se debe emplear la abreviatura “No.” ni el signo “#”. Finalmente, describir la fuente de la tabla o gráfica, identificándola con el texto “Fuente:” la cual deberá ir centrada, iniciar en letra minúscula, letra Arial 10, y el texto debe finalizar con punto. Ver Gráfica 6.

 

Gráfica 6. Numeración de cuadros y gráficas.

Fuente: elaboración propia.

 

5.4.6  Viñetas 

Se aconseja la utilización de viñetas para elaborar listas que permitan resaltar detalles principales de un párrafo. La viñeta debe ser un círculo relleno de color negro y debe alinearse a la margen izquierda.

  

Gráfica 7. Viñetas.

Fuente: elaboración propia.

 

 

5.4.7  Redacción.

 Los textos se redactarán en forma impersonal, empleando verbos en infinitivo o imperativo únicamente. Cuando se requiera mencionar número o cantidades, primero se escribirá en letras y luego entre paréntesis el número o la cantidad acompañada de su correspondiente formato o abreviatura.                          

   

Ejemplo: cincuenta metros (50 m), diez pesos ($10).

 

5.4.8 Nota al final

Hace alusión a la referencia a una cita o comentario breve; son numeradas de manera consecutiva, desde el comienzo al final del texto, y se presentan al final del documento.

 

 

5.5  ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

   

El propósito de este apartado es asegurar que cuando se elabora o se actualice la información documentada establecida en la Administración Central Distrital de Santiago de Cali, se utilice la adecuada revisión y aprobación.

 

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada de los Sistemas de Gestión y Control y los anexos (si estos existen), diseñados en el sistema de información DARUMA, se controlarán en cuanto a su elaboración, revisión y aprobación, la cual se actualizará de forma automática según avance en el ciclo documental.

 

Gráfica 8. Elaboración, revisión y aprobación de información documentada.

 

Fuente: elaboración propia.

 

En “Elaborado por”, se asignará como responsable a uno o más servidores públicos o particulares que ejercen funciones públicas del grupo que apoya la documentación del proceso. Se admite una combinación de servidores públicos y particulares que ejercen funciones públicas. La participación de los demás integrantes del equipo de modelación, quedará evidenciada mediante actas de reunión. En el caso del particular que ejerce funciones públicas, se indicará “Contratista” del organismo correspondiente. Se resalta que el particular que ejerce funciones públicas debe contener dentro de sus obligaciones actividades frente a la documentación de procesos.

 

En este campo no se deben incluir grupos o equipos de trabajo como por ejemplo: “Equipo de Modelación”, “Grupo de Calidad”, debido a que se busca identificar las personas del proceso participantes en la creación del documento, guardando así la adecuada trazabilidad.

 

En “Revisado por” se deberá asignar: la persona delegada del Comité Técnico de Gestión - CTG, persona que participa en el proceso (involucrado en el tema documentado), líderes del proceso o subproceso (nivel directivo), para un total mínimo de dos (2) personas (delegado CTG y un Directivo). Es importante tener en cuenta que el Nivel Directivo al momento de revisar, está conforme con el contenido del documento y envía a la Subdirección de Gestión Organizacional para su aprobación.

 

En “Aprobado por” se asignará al Coordinador del Sistema de Gestión y Control Integrado de la Entidad, que según Decreto 411.0.20.0516 de 2016 corresponde al Subdirector de Gestión Organizacional.

 

La fecha de realización de cada etapa del flujo documental (elaborado, revisado y aprobado), se registra de manera automática en el sistema de información DARUMA, garantizando así la trazabilidad del documento (año, mes, día y hora).

 

Gráfica 9. Fecha dentro del flujo documental.

 

Fuente: elaboración propia.

 

5.6  IMPRESIÓN DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

   

Con el propósito de aportar a la estrategia del uso racional del papel establecida en la Directiva Presidencial 04 de 2012 – Cero Papel, la impresión de la información documentada (entiéndase todos los documentos y los anexos si estos existen) tipificadas en la Administración Distrital de Santiago de Cali como parte del Sistema de Gestión y Control Integrado, deberá acogerse a los lineamientos establecidos por el proceso Gestión Documental; entre ellos, las políticas de operación, una de las cuales indica textualmente: “Todos los documentos que se producen en el Distrito de Santiago de Cali se realizarán en tamaño carta y se imprimirán por ambas caras del papel, con excepción de los Decretos y Resoluciones que se harán en tamaño oficio y se imprimirá a una sola cara”.

 

De esta manera, para la impresión de la información documentada relativa al Sistema de Gestión y Control Integrado, deberá tenerse en cuenta que solo podrán imprimirse aquellos documentos que hacen parte de la información documentada y que se requieren para dejar evidencia de una operación propia del proceso o que deben ser publicados.

 

Ejemplo: Debe imprimirse por una sola vez el REGLAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - MATH02.07.R001, en razón a que debe firmarse por la alta dirección y publicarse en todos los centros de trabajo de la entidad.

 

Nota: desde la Subdirección de Gestión Organizacional aportando a la conservación del medio ambiente, se recomienda imprimir bajo el caso mencionado anteriormente. En caso de requerirse su impresión será considerada como una copia no controlada. Se resalta que la información documentada del Sistema de Gestión y Control Integrado, se  consulte en línea o descarga en formato pdf como copias no controladas, como se muestra a continuación:

   

Gráfica 10. Descarga de documento como copia no controlada.

Fuente: elaboración propia.

 

  

6.  CUERPO DEL DOCUMENTO

 

 

Los documentos que hacen parte de la información documentada definida y establecida en el Distrito de Santiago de Cali, deben contener los siguientes elementos mínimos, según la tipología establecida, así:

 

Para las Políticas Institucionales, los elementos mínimos son:

 

      INTRODUCCIÓN

  1. OBJETIVO
  2. ALCANCE
  3. DEFINICIONES
  4. POLÍTICA DE (Nombre de la Política)
  5. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
  6. MODIFICACIONES
  7. RESPONSABILIDADES

ANEXOS

 

 

Para el Manual de Calidad, Códigos, Manual, Instructivos, Protocolos, Catálogos Reglamentos, Guías, Especificaciones Técnicas los elementos mínimos a incluir son:

 

     INTRODUCCIÓN

  1. OBJETIVO
  2. ALCANCE
  3. DEFINICIONES
  4. CONTENIDO Y DESARROLLO
  5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXOS

 

Nota: A partir del CONTENIDO Y DESARROLLO, incluido este, en estos tipos de  documentos, podrá modificarse la numeración y el nombre del título y desarrollarlo según las necesidades. Ejemplo:

 

INTRODUCCIÓN

  1. OBJETIVO
  2. ALCANCE
  3. DEFINICIONES
  4. ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN       

.

.DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXOS

 

 

Para los Documentos metodológicos, los elementos mínimos a incluir son:

 

      INTRODUCCIÓN

  1. OBJETIVO
  2. ALCANCE
  3. DEFINICIONES
  4. CONTENIDO Y DESARROLLO
  5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
  6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXOS

 

Nota: Para los documentos metodológicos, se incluye la sección REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS la cual se realizará según lo establecido en las Normas APA (American Psychological Association), debido a que cada operación estadística que se pretende documentar, maneja diferentes documentos a los existentes en el Modelo de Operación por Procesos MOP. Esta sección permitirá incluir todos aquellos documentos, habitualmente de origen externo, que no incluyen como documentos de referencia, por su carácter especial.    

  

 

Para los Planes, los elementos mínimos a incluir son:

INTRODUCCIÓN

  1. OBJETIVO
  2. ALCANCE
  3. DEFINICIONES
  4. CONTENIDO Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN
  5. MARCO DE REFERENCIA
  6. RESPONSABILIDADES
  7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXOS

 

Nota: A partir del “CONTENIDO Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN”, de este tipo de documento, podrá modificarse la numeración y el nombre del título y desarrollarlo según las necesidades.

 

 

Para los tipos documentales Indicadores de gestión proceso, Políticas de operación por proceso y Riesgos por proceso, su estructura estará bajo lo definido en la correspondiente plantilla, como se muestra a continuación:

 

Gráfica 11. Plantilla Indicadores de gestión de proceso.

Fuente: elaboración propia.

 

 

Gráfica 12. Plantilla Políticas de operación del proceso.

Fuente: elaboración propia.

 

 

Gráfica 13. Plantilla Riesgos del proceso.

Fuente: elaboración propia.

 

Para todos los documentos que hacen parte de la información documentada definida y establecida en la Administración Central Distrital de Santiago de Cali, debe incluirse y redactarse una INTRODUCCIÓN; en tal caso, deberá colocarse, en la TABLA DE CONTENIDO, sin numeración, antecediendo al numeral de objetivo. Ejemplo:

 

Gráfica 14. Ejemplo de tabla de contenido con introducción.

 

Fuente: elaboración propia.

 

 

Para los tipos documentales que incluyen el numeral CONTENIDO Y DESARROLLO podrá variar dependiendo de la necesidad y de los requerimientos específicos de cada tipo de documento. Ejemplos:

 

Ejemplo 1: En el caso de los documentos metodológicos el numeral CONTENIDO Y DESARROLLO varía dependiendo del tipo de operación estadística que se está documentando, razón por la cual el formato de Documento Metodológico explica en cada una de sus secciones, cual corresponde documentar.

 

Ejemplo 2: En el caso de los reglamentos, dado que se acostumbra una numeración por ARTÍCULOS especial, el numeral CONTENIDO Y DESARROLLO se hace según los requerimientos del documento, así:

 

Gráfica 15. Ejemplo de contenido y desarrollo para el tipo de documento Reglamento.

 Fuente: elaboración propia.

 

6.1  INTRODUCCIÓN

   

La introducción consiste en describir el contexto en el cual se desarrolla el documento, la necesidad de su creación y aplicación en la entidad; el marco legal, reglamentario o normativo sobre el cual se sustenta su implementación.

 

En un texto, la introducción es la sección que tiene como propósito ofrecer un preámbulo del tema que se va a tratar. En ella se resumen los puntos principales que serán abordados, y son explicados algunos de los antecedentes relevantes.

   

6.2  OBJETIVO

   

El objetivo indicará el enfoque del documento, lo que se quiere y se necesita para alcanzar el propósito. Iniciará su redacción con un verbo en infinitivo y deberá dar respuestas a elementos mínimos, tales como: ¿Qué hace el documento?, ¿Para qué existe el documento?, ¿En donde se aplicará el documento? no importa el orden en el contexto.

 

Tabla 2. Ejemplo de objetivo de instructivo.

¿Qué hace el documento?

¿Para qué existe el documento?

¿En donde se aplicará el documento?

Establecer los criterios básicos para la elaboración, redacción e identificación de los documentos requeridos para la implementación y operación de los Sistemas de Gestión y Control

con el fin de estandarizar la documentación de los procesos

De la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali

 

Fuente: elaboración propia.

 

Obteniendo el siguiente objetivo: “Establecer los criterios básicos para la elaboración, redacción e identificación de los documentos requeridos para la implementación y operación de los Sistemas de Gestión y Control con el fin de estandarizar la documentación de los procesos de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali”

 

Nota: En razón a la complejidad y extensión que pueden llegar a tener la información documentada definida y tipificada en la Administración Central Distrital de Santiago de Cali, se permitirá el establecimiento de objetivo general y objetivos específicos cuando estos apliquen.

 

Gráfica 16. Ejemplo de contenido con objetivos específicos.

 

Fuente: elaboración propia.

 

Nota: El objetivo del documento no debe confundirse con el objetivo de un proceso o subproceso; estos se describirán en los documentos de caracterización siguiendo los lineamientos del INSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ARTICULADOS Y COMPLEMENTARIOS AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN y podrán incluirse como parte del numeral CONTENIDO Y DESARROLLO en el correspondiente Manual del proceso.

 

6.3  ALCANCE

 

Debe referirse al campo de aplicación del documento. Podrá indicar o señalar brevemente los procesos, subprocesos, actividades y tareas de la entidad, involucrados en el documento que se va a elaborar. El alcance se redacta iniciando con frases tales como:

  • “Este documento aplica para la ejecución del proceso (ó subproceso) de...en …”
  • “Este procedimiento incluye la…., realizada en…”.

 

Ejemplo: Alcance de este instructivo

 

“Este instructivo aplica para toda la información documentada que se produzca en el marco del diseño, implementación y operación de los sistemas de gestión y control articulados y complementarios con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali”.

 

Nota: el alcance del documento no debe confundirse con el alcance de un proceso o subproceso; estos se describirán en los formatos de caracterización dispuestos por la metodología de entidad, según el IINSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ARTICULADOS Y COMPLEMENTARIOS AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN y podrán incluirse en el numeral CONTENIDO Y DESARROLLO en el correspondiente Manual del Proceso.

 

6.4  DEFINICIONES

  

Comprenderá el glosario de términos requeridos para la correcta comprensión y aplicación del documento y que son específicos de los procesos, subprocesos, actividades y tareas involucrados en el mismo, por cuanto pueden presentar dificultad de interpretación; estos términos deben ser incluidos en orden alfabético, escritos en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de un punto y su significado.

 

Nota: Para todos los documentos que hacen parte de la información documentada definida y tipificada en la Entidad, podrá  hacerse referencia a los documentos de los  cuales se cita de manera textual algún contenido.

 

Ejemplo: Para un documento metodológico, se podría tener las siguientes definiciones propias del documento:

 

ACTIVIDAD ESTADÍSTICA. Conjunto de acciones dirigidas al diseño, la recolección, el procesamiento y el análisis para la elaboración y difusión de estadísticas, empleando métodos y procedimientos técnicos y científicos (DANE, 2013).

 

PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA. Proceso que lleva implícito la consecución de la información, su procesamiento, obtención de resultados y posterior análisis, de acuerdo con la metodología elaborada para tal fin (DANE, 2013).

 

 

6.5  CONTENIDO Y DESARROLLO

   

Este aparte del documento se desarrollará según la necesidad, características y especificidad que requiera el tipo de documento en proceso de construcción. Podrá ser tan extenso o tan corto según la complejidad del documento y en todo caso deberá realizarse redactando según la secuencia de las actividades que representan el objetivo del documento. Éstas actividades deben dar respuesta preferiblemente al qué, cómo, dónde, quién, con qué y cuándo; podrán emplearse cuadros o gráficas para facilitar esta labor cuando sea necesario y cada sección deberán ser numeradas en orden consecutivo ascendente guardando la debida estructura de numeración requerida para la presentación de un documento.

 

 

6.6  DOCUMENTOS DE REFERENCIA

   

Son los documentos utilizados que se consideran necesarios para la implementación del documento que se está elaborando. Deben relacionarse y enlazarse indicando el nombre del documento y su código, como se presenta en la Tabla 3.

 

Para los documentos de origen externo, se debe indicar “No aplica” en el Código.

 

Tabla 3.  Ejemplo documentos de referencia. 

DOCUMENTOS

CÓDIGO

Protocolo para la inspección, vigilancia y control de ruido

MMDI02.04.06.P023.PT001

Manual Operativo para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.  (DAFP-2021).

No aplica

Fuente: elaboración propia.

 

No deben relacionarse documentos normativos o de ley, ya que estos deben incluirse en el Normograma de cada proceso.

 

La estructura de los documentos de referencia para los tipos documentales: Modelación del Proceso y Modelación del Subproceso está determinado en el INSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ARTICULADOS Y COMPLEMENTARIOS AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN.

 

 

6.7  ANEXOS

  

Los anexos de los documentos del Sistema de Gestión y Control Integrado se deben documentar de manera independiente, con un nombre y contenido propio, como parte integrante y complementaria del documento para el cual se generan. Se deben listar especificando el consecutivo del anexo y el nombre exacto del documento; sobre este último se debe generar el enlace, para facilitar su consulta.

 

Gráfica 17. Ejemplo documentación anexos.

 

Fuente: elaboración propia.

 

Tener en cuenta que de llegar a cambiar el nombre del anexo, debe actualizarse el nombre en el documento y si es necesario el enlace correspondiente; considerando que la modificación de cualquier anexo conlleva la generación de una nueva versión del documento. 

  

Nota: para generar enlaces ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA. 

 

 

7.  CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 

 

El fin de este apartado es asegurar que la información documentada establecida en la Administración Central Distrital de Santiago de Cali, se encuentre disponible en un medio adecuado siempre que se necesite, se proteja de manera adecuada y que, igualmente, se controle de manera adecuada, considerando los medios en que se encuentre. Dicho control incluye la disponibilidad, la distribución y protección.

 

Estos lineamientos también aplicarán a aquella información documentada de origen externo que la Administración Central Distrital de Santiago de Cali determine como necesaria para la operación de los procesos en el marco del Sistema de Gestión y Control Integrado.

 

 

7.1  DISTRIBUCIÓN, ACCESO, RECUPERACIÓN Y USO

   

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada en la Administración Central Distrital de Santiago de Cali, que se generan en el ámbito de los Sistemas de Gestión y Control, serán distribuidos y puestos para acceso, recuperación y uso a través de un acceso directo a la instancia del sistema de información DARUMA desde la página web de la Alcaldía.

 

La información documentada se encontrará dispuesta en el sistema de información DARUMA como Listado Maestro de Documentos Vigentes LMDV.

 

 Gráfica 18. Listado maestro de documentos vigentes.

Fuente: elaboración propia.

  

7.2  ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIÓN 

  

La preservación y almacenamiento de los documentos relacionados con el sistema integrado de gestión y control de la entidad se realizará a través del sistema de información Daruma en el que se encuentran todos los documentos para su consulta, el software se encuentra alojado en servidores administrados por el Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - DATIC, cumpliendo con las políticas de Seguridad de la información para preservar la información almacenada. Ver  POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

 

La información documentada que no hace parte del Sistema de Gestión y Control Integrado, se almacenará y preservará según los lineamientos establecidos en el proceso Gestión documental, perteneciente a la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental.

 

 

7.3  CONTROL DE CAMBIOS 

  

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada en la Administración Central Distrital de Santiago de Cali, que se generan en el ámbito del Sistema de Gestión y Control Integrado, deberán contener una versión y una fecha de entrada en vigencia que servirán para controlar y determinar, en cualquier momento, cuál es la información actual y cuál es la obsoleta.

 

El control de cambios de la información documentada relacionada con el Sistema de Gestión y Control Integrado de la entidad se realizará en el sistema de información Daruma que posee funcionalidades que permiten registrar y trazar los cambios que ha tenido la documentación, comparar versiones y consultar documentos obsoletos.

 

Para la información actual vigente, se dispondrá de la sección LMDV Listado Maestro de Documentos Vigentes, que permite garantizar la disponibilidad, su distribución, el acceso, su recuperación y uso; al igual que la sección de obsoletos la cual dispondrá los documentos que pasen a obsolescencia por modificación o por eliminación.

 

7.3.1 Manejo de Versiones

El versionamiento de la documentación relacionada con el Sistema de Gestión y Control Integrado de la entidad se realizará en el sistema de información Daruma que tiene como funcionalidades la posibilidad de crear o actualizar nuevas versiones de documentos, controlando que cuenten con el consecutivo correspondiente de forma automática. La publicación de las versiones vigentes de los documentos se publica en una sección a la cual cualquier persona con el enlace puede tener acceso para su consulta.

 

La versión a aplicar para toda la información documentada definida y tipificada para el Sistema de Gestión y Control Integrado, es un número que se asignará para mencionar su nivel de desarrollo y de actualización.

 

La versión se asignará en orden consecutivo de menor a mayor. El número 001 indicará que es la primera versión y los subsiguientes indicarán el número de actualizaciones aplicadas al documento. El último registro, indicará y establecerá el vigente actual.

 

Para la asignación de la versión deberán tenerse en cuenta los siguientes lineamientos:

 

  • A todo documento nuevo se le asignará el número de versión uno (001).
  • Debe asignarse una nueva versión sólo sí se incluye, modifica o elimina alguna ‘variable, palabra, cuadro’ dentro del contenido del cuerpo del documento.
  • Una modificación en el macroproceso, proceso, subproceso, procedimiento  y/o tipo documental, no generará un cambio de versión en razón a la protección de la trazabilidad de los documentos. En este caso se deberá solicitar la eliminación del documento y demás documentos que dependan del mismo; además de solicitar la elaboración de cada uno de los documentos afectados con el cambio (nueva codificación), el cual iniciará en la versión 001. 

 

 

7.4  CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN 

  

Todos los documentos tipificados e incluidos como información documentada en la Administración Distrital de Santiago de Cali, se conservarán y dispondrán  según los lineamientos dados en el proceso Gestión Documental, acorde a lo establecido en las políticas de operación y en las Tablas de Retención Documental – TRD vigentes. 

 

 

8. FLUJOGRAMA

 

 

8.1 FLUJOGRAMA ANSI

 

Para la elaboración o diseño del Flujograma del procedimiento bajo notación ANSI, se emplea la siguiente simbología, de la Norma ANSI de diagramación administrativa:

 

Tabla 4. Definición de símbolos bajo notación ANSI.

DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS

SÍMBOLO

TAMAÑO APROXIMADO

(Largo x Alto)

SIGNIFICADO

DEFINICIÓN

1,2 cm x 0,5 cm

INICIO / FIN

Se emplea para indicar el inicio y final del flujo del procedimiento, se debe escribir la palabra “Inicio” o “Fin”, dentro de la figura, según sea el caso. Estas tareas no se enumeran.

 

 

Mínimo 1,0 cm

CONECTOR

DE LÌNEA

Se utiliza para conectar las diferentes gráficas y con ello orientar el recorrido de la información.

 

 

 

1,2 cm x 0,7 cm

TAREA

Representa las funciones  que se llevan a cabo, sea esta para ejecución o transformación de información y recursos que dan valor al procedimiento del cual dependen. La función se redacta con verbo en infinitivo que obligue la acción.

 

1,5 cm x 1,0 cm

DECISIÓN

Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. En su parte exterior se formula una pregunta que genera las diferentes rutas o alternativas del procedimiento.

1,2 cm x 0,7 cm

REGISTRO /

DOCUMENTO

Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

1,2 cm x 0,7 cm

PROCESO

PREDEFINIDO

Representa el vínculo que existe con un proceso o procedimiento predefinido en el Modelo de operación por proceso.

1,5 cm x 1 cm

ARCHIVO

Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

 

 


1 cm x 1 cm

CONECTOR DE TAREAS

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo. Debe indicarse el número de la tarea destino u origen dentro del círculo.

1 cm x 1 cm

CONECTOR

DE PÁGINA

Representa una conexión o enlace con otra página diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Se debe escribir en su interior, una letra en mayúscula que identifica el vínculo.

Fuente: ANSI, American National Standards Institute - Instituto Nacional Americano de Estándares. http://www.ansi.org/.

 

Nota: La numeración de las tareas en el Flujograma debe iniciarse en la primera tarea relacionada del procedimiento (No en el Inicio) y terminar en la tarea anterior al Fin.

 

Nota: Las medidas planteadas pueden ser aproximadas.

 

 

8.2 FLUJOGRAMA BPMN

 

A continuación se describen las reglas generales para el modelamiento de procedimientos en el estándar BPMN.

 

8.2.1 Criterios

Para el modelamiento el procedimiento deberá:

  •   

8.2.2 Elementos BPMN

 

Para los flujogramas en BPMN, se utilizan diferentes elementos básicos. Ver Gráfica 19. Elementos básicos de BPMN.

 

Gráfica 19. Elementos básicos de BPMN.

Fuente: Elaboración propia

 

A continuación se describen las categorías en donde se agrupan los elementos básicos en BPMN.

  •  

8.2.3  Utilización de Pool y Lane 

 

8.2.3.1  Pool.

MEDE01.05.02.P25 - Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

 

8.2.3.2 Lane. El lane siempre se encuentra dentro de un pool y representan los cargos responsables de las tareas como se describe en el numeral 6.5.10. del INSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ARTICULADOS Y COMPLEMENTARIOS AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN. Tener presente que en BPMN el lane puede representar cualquier agrupación lógica (no solo roles), por ejemplo pueden representar reparticiones administrativas. Además se debe de definir si es un rol de un organismo al que hace parte o en el caso  de que el rol sea de todos los organismos se debe de poner de todos los organismos para dar mayor claridad al procedimiento por ejemplo: 

 

Gráfica 20. Ejemplo de nombrar los Lanes.

Forma incorrecta

Forma correcta

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.4. Objetos de flujo

 

8.2.4.1  Tareas. Las tareas representan lo que se ejecuta en un procedimiento para el funcionamiento de la entidad. Se debe tener en cuenta que:

 

Gráfica 21. Ejemplo de enumeración de tareas.

Fuente: Elaboración propia


 

Tarea Genérica 

Es la representación del nivel más bajo de detalle que se puede modelar en el BPMN. En la notación, este tipo de tarea se representa con un rectángulo con esquinas redondeadas. 

Gráfica 22. Ejemplo tarea Genérica.

Fuente: Elaboración propia

 

Tareas compuestas

En la notación, este tipo de tareas se representan con un rectángulo con esquinas redondeadas con un signo más (+) en la mitad. Se utiliza para nombrar o llamar otros procedimientos, con esto se indica que se requiere que se ejecute dicho procedimiento para poder continuar el flujo, sin embargo no se diagramara en el presente BPMN el procedimiento llamado. 

Ejemplo:

Gráfica 23. Ejemplo tarea compuesta.

Fuente: Elaboración propia

 

Nota: Se debe de adicionar un artefacto de comentario nombrando el procedimiento a convocar seguido por un guión y el código.

 

8.2.4.2 Eventos. Un evento representa un suceso que ocurre o puede ocurrir durante el curso de un procedimiento.

Nota: Los eventos no se enumeran en el procedimiento.

 

Clases de los eventos

Dependiendo del momento en que afectan el procedimiento, los eventos pueden ser:

 

A continuación, se muestra la forma de representar estos tipos de eventos:

Gráfica 24. Tipos de eventos.

Fuente: Elaboración propia

 

En un modelo descriptivo sólo se usarán eventos de tipo simple. 

 

Inicio Simple  

Este evento indica el punto de partida del procedimiento. No tiene flujos de secuencia que lo preceden y no especifica ningún comportamiento particular. Generalmente se presenta porque uno de los actores del procedimiento lo dispara, este tipo de evento no tiene un marcador (icono) dentro de la forma del evento, el evento de inicio simple debe de ir de color verde (Lime).

 

Gráfica 25. Ejemplo inicio simple.

Fuente: Elaboración propia

 

Para realizar el cambio de color debe de dar clic en el evento de inicio que desee cambiar, posteriormente dirigirse a la paleta de colores a un lado de la opción fondo y seleccionar el color (Lime) como se muestra en la gráfica.

 

Gráfica 26. Color para evento.

Fuente: Elaboración propia

 

Evento Intermedio simple 

Este tipo de evento se debe utilizar en los modelos descriptivos, son eventos ajenos al procedimiento que indica que algo ocurre entre su inicio y su fin. Por ejemplo: “Recibir documentos de un tercero”, se debe anexar un objeto de datos relacionando los documentos que se reciben y en la descripción del evento quien lo envía. 

  

Gráfica 27. Evento intermedio simple.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Evento intermedio de lanzamiento (throw) y captura (catch)

Estos eventos son utilizados para evitar que las líneas de flujo entre objetos se crucen. Estos eventos trabajan en pares (lanzamiento y captura) deben ser nombrados de la misma forma. El evento intermedio de lanzamiento es  aquel que se describe con una flecha negra en su interior y el evento de recepción es aquel que tiene la flecha de color blanco.

  

Gráfica 28. Evento de lanzamiento y captura.

Fuente: Elaboración propia

 

Ejemplo 

Uso de evento intermedio de envío y de recepción.
 

Gráfica 29.  Ejemplo de evento de lanzamiento y captura.

Fuente: Elaboración propia

 

Evento Fin Simple 

 Indica que el procedimiento llegó a su fin. El evento de fin simple debe ir de color rojo (Red).

 

Gráfico 30. Fin simple.

Fuente: Elaboración propia


 

Para realizar el cambio de color debe de dar clic en el evento de inicio que desee cambiar, posteriormente dirigirse a la paleta de colores a un lado de la opción fondo y seleccionar el color (Red) como se muestra en la gráfica.

 

Gráfica 31. Color para el evento de fin simple

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.4.3 Compuertas (Gateways). Las compuertas son elementos utilizados para dividir el flujo del procedimiento, es decir que se usan para representar divisiones del flujo o puntos de control operativo que determinan los caminos del flujograma. 

  

Compuerta Exclusiva Basada en Datos (XOR) 

Una compuerta exclusiva basada en datos es un punto de decisión o un punto de control operativo que depende exclusivamente de los datos del procedimiento, donde solo una de las rutas de salida de la compuerta será escogida, es decir al momento de llegar a esta compuerta, solo está permitido seguir por un solo camino, los demás quedan descartados.

 

A continuación, se muestra un ejemplo de uso de este tipo de compuertas.

 

Gráfica 32. Ejemplo uso de compuertas.

Fuente: Elaboración propia

 

Consideraciones generales de la compuerta exclusiva (XOR):

 

 

Gráfico 33. Ejemplo compuerta exclusiva.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Nota: En el caso de que la compuerta sea un punto de control se debe cambiar al color amarillo (YELLOW) esto para identificar los puntos de control del procedimiento.

 

Gráfica 34.  Color para la compuesta de punto de control.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 35. Ejemplo punto de control operativo.

Fuente: Elaboración propia


 

Consideraciones de uso de Compuerta Exclusiva Basada en Datos
 

 

Gráfica 36. Ejemplo Compuerta exclusiva basada en datos .

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 37. Ejemplo forma incorrecta de utilizar una compuerta basada en datos.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 38. Ejemplo forma correcta donde no se requiere el uso de una compuerta.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 39. Ejemplo de tarea previa a una compuerta exclusiva basada en datos.

Fuente: Elaboración propia
 

 

Gráfica 40. Ejemplo de forma correcta de utilizar una compuerta exclusiva basada en datos para dividir el flujo.

Fuente: Elaboración propia

 

 

 Gráfica 41. Ejemplo de forma incorrecta de utilizar una compuerta exclusiva basada en datos para dividir el flujo.

 

Fuente: Elaboración propia

 
 

Nota: El uso de dos compuertas contiguas, para los casos en que cada compuerta evalúe condiciones distintas, está permitido. Lo que no se debe hacer es usar compuertas contiguas para hacer la misma pregunta acerca de la misma condición.

 

 

Gráfica 42. Ejemplo de forma incorrecta de utilizar una compuerta exclusiva basada en datos para realizar validaciones.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 43. Ejemplo de forma correcta de utilizar una compuerta exclusiva basada en datos para realizar. validaciones

Fuente: Elaboración propia


 

Compuerta Paralela (AND)  

Una compuerta paralela es un punto donde dos o más tareas se pueden hacer en simultáneo y no dependen unas de las otras. Después de esta compuerta todos los flujos de secuencia quedan habilitados.

 

A continuación, se muestra un ejemplo de uso de este tipo de compuertas:

 

Gráfica 44. Ejemplo Compuerta Paralela.

Fuente: Elaboración propia

 

Consideraciones generales de la compuerta paralela (AND):

 

 

Compuerta Paralela Divergente (SPLIT).

 

Gráfica 45.Ejemplo Compuerta Paralela Divergente (SPLIT).

Fuente: Elaboración propia

 
Compuerta Paralela Convergente (JOIN). 

 

 

Gráfica 46.Ejemplo Compuerta Paralela Convergente (JOIN)

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 47.Ejemplo cuando no es necesario utilizar compuerta convergente.

Fuente: Elaboración propia

 
Consideraciones de uso de Compuerta Paralela
 

 

Gráfica 48.Ejemplo compuerta paralela convergente para unir los flujos de llegada abiertos por compuertas. paralelas divergentes.

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.5 Objetos de Conexión 

 

Son los elementos gráficos usados para conectar dos objetos del flujo dentro de un procedimiento. Dentro de los objetos de conexión se encuentran:

  

Línea de Secuencia

Las líneas de secuencia se representan por una flecha sólida terminada en un triángulo relleno. Representan el control del flujo, avance del procedimiento y la secuencia de las tareas. 

Gráfica 49. Línea de Secuencia.

Fuente: Elaboración propia


 

Se debe tener en cuenta que:

 

 

 

Gráfica 50. Ejemplo uso de líneas de secuencia.

Fuente: Elaboración propia

 
Línea de Asociación

Se usan para unir un objeto del diagrama (por ejemplo, elementos de datos) con otro objeto del diagrama (por ejemplo, artefactos u objetos de datos o archivo de datos con las tareas y eventos).

 

Gráfica 51. Línea de Asociación.

Fuente: Elaboración propia

 
Su objetivo es crear relaciones entre los elementos de datos y los objetos del diagrama del procedimiento, como se puede ver en la siguiente imagen.

 

Gráfica 52. Ejemplo de Salida de Información.

Fuente: Elaboración propia


 
 

Gráfica 53. Ejemplo de Entrada de información.

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.6 Artefactos

 

Un requerimiento para el modelado de procedimientos es tener la posibilidad de modelar ítems (físicos o de información) que son creados, manipulados y usados durante la ejecución de un procedimiento. Esto se logra mediante la utilización de varios elementos gráficos, como se muestra a continuación

 

Comentario: Se utilizan para proporcionar información adicional sobre el procedimiento o de algún elemento básico del BPMN. Se pueden usar como una nota de una mejora, una justificación, una pregunta, una observación o una especificación técnica.

 

Gráfica 54. Ejemplo de Comentario.

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.7 Datos

 

Objetos de datos: Permite mostrar la información que una tarea necesita, como las entradas y las salidas. Es decir, representan los documentos, la información y otros objetos que son usados o actualizados durante el procedimiento. Los objetos de datos no afectan directamente los flujos de secuencia o los flujos de mensajes del procedimiento.
 

Se debe tener en cuenta la dirección de la línea de asociación entre los objetos de datos y la tarea. Si la flecha va en sentido de la Tarea hacia el Objeto significa que la Tarea crea, genera o produce el Objeto, pero si la flecha va en sentido del Objeto hacia la Tarea, significa que la Tarea utiliza el Objeto.

 

Gráfica 55 Ejemplo de uso del elemento de Objeto de datos.

 

Fuente: Elaboración propia


 

Cuando se tienen varios documentos (mayor a 1) que salen o entran en la tarea, estos deben agruparse en un objeto de comentario y nombrarse precedidos de un guion corto “-“, tener en cuenta que los documentos agrupados en su contenido deben aportar al objeto de datos, es decir, no se deben agrupar documentos ajenos al objeto de datos (en ese caso se crea otro u otros objeto de datos con su respectivo artefacto de comentario, si aplica). Observar el siguiente ejemplo, en donde se agrupan documentos en un artefacto de comentario para un objeto de datos:

 

Gráfica 56. Ejemplo donde se agrupan documentos en un artefacto de comentario para un objeto de datos.

Fuente: Elaboración propia

 

Archivo de Datos: Se utilizan para representar sistemas de información, aplicaciones de TI, y/o bases de datos. Este elemento no afecta directamente los flujos de secuencia o los flujos de mensajes del procedimiento. 

 

Gráfica 57. Archivo de Datos.

Fuente: Elaboración propia


 

Se debe tener en cuenta la dirección de la línea de asociación entre los archivos de datos y la tarea. Si la flecha va en sentido de la Tarea hacia el Objeto significa que la Tarea crea, genera o carga información en el archivo de datos, pero si la flecha va en sentido del Objeto hacia la Tarea, significa que la Tarea utiliza o descarga información del sistema de información.

 

Gráfica 58. Ejemplo de uso de elemento de Archivo de Datos.

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.8 Nombre del archivo en FOREST BPMS

 

En FOREST BPMS los procedimientos estarán almacenados en repositorios por proceso, cada repositorio tendrá el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento, por ello para encontrar el repositorio se debe ubicar el proceso dando clic al botón configuraciones localizado en la esquina superior derecha y seleccionar el proceso al cual pertenece el procedimiento en la lista desplegable:

 

Gráfica 59. Ejemplo de cómo ubicar el repositorio para guardar archivo en FOREST BPMS.

Fuente: Elaboración propia

 

Para asegurar que se encuentra en el repositorio de su proceso debe aparecer en la esquina superior derecha, ejemplo “Repositorio: Planeacion_Institucional”.

 

Gráfica 60. Ejemplo de cómo asegurar el repositorio donde se encuentra ubicado el archivo en FOREST BPMS.

Fuente: Elaboración propia

 

Una vez esté en el repositorio del proceso y si se va a crear un procedimiento por primera vez se debe dar clic al botón “+ Crear”, seguido a esto debe aparecer una ventana de diálogo en donde se debe nombrar el procedimiento en “*Nombre” utilizando el código del procedimiento en mayúscula y el carácter especial (_) sin espacios, ejemplo:

 

MEDE01_03_01_P02

 

En “*Descripción” se debe poner el nombre del procedimiento.

 

Gráfica 61. Ejemplo de cómo asegurar el repositorio donde se encuentra ubicado el archivo en FOREST BPMS.

Fuente: Elaboración propia

 

Para los casos que no son la primera vez, debe ubicar en el repositorio del proceso el procedimiento dando clic en el botón “Editar”, luego clic en la lista desplegable y localizar el procedimiento tal como se le nombró con las indicaciones mencionadas anteriormente.

 

Gráfica 62. Ejemplo de cómo ubicar el repositorio donde se encuentra el archivo en FOREST BPMS.

Fuente: Elaboración propia

 

8.2.9 Mejores prácticas en modelado de procedimientos

 

El estándar del Modelo y Notación de Procesos de Negocio (BPMN), proporciona a las organizaciones la capacidad de comprensión de sus procedimientos internos de negocio en una notación gráfica y la capacidad de comunicar sus procedimientos de manera estándar.

  

PRINCIPIOS DE MODELADO BPMN

Cuando se definen los diagramas de procedimiento se debe tomar en cuenta los siguientes principios básicos:

a. Mantenga una secuencia lógica y clara

b. Utilice el estándar BPMN

c. Utilice un etiquetado estricto y código de colores

d. Simplifique los diagramas

 

a. Mantenga una secuencia lógica y clara

Los diagramas pueden ser difíciles de leer y muy confusos cuando la lógica del procedimiento no es explícita y clara. Las siguientes técnicas ayudarán a mantener una secuencia lógica y clara en sus modelos.

  • Definir un comienzo y un final claro

Utilice eventos de inicio y final en cada procedimiento para representar su comienzo y finalización, de acuerdo al objetivo y alcance del procedimiento.

 

  • Siga una dirección consistente del flujo

Haga visible la lógica del procedimiento en el diagrama. Mantenga una secuencia de tiempo y una dirección de flujo constante. La lectura del diagrama será más fácil y su comunicación eficiente. Se deberán modelar los procedimientos de izquierda a derecha, iniciando la diagramación en la esquina superior izquierda, de forma que se extienda hacia abajo y a la derecha (orientación del diagrama).

 

Gráfica 63. Ejemplo de forma no recomendada para diagramar el flujo del procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

Gráfica 64. Ejemplo de forma recomendada para diagramar el flujo del procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

  •  Evite los flujos cruzados

Se debe evitar cruzar flujos tanto como sea posible. No siempre es posible evitar completamente este problema, pero se debe procurar optimizar el diseño de una manera que se eliminen la mayoría de los flujos de cruce. 

Cuanto mejor sea el diseño, mayor será el grado de comprensión. Esto es lo que se debe lograr cuando se crean diagramas de procedimientos. 

  

Gráfica 65. Ejemplo de forma no recomendada de flujos cruzados en el procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

Gráfica 66. Ejemplo de forma recomendada para evitar flujos cruzados en el procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

  •  Mantenga claro el escenario principal

Se recomienda seguir un flujo continuo (inicio a fin) el cual denominaremos escenario principal (debe ser fácilmente identificado al leer el diagrama), posteriormente se diagramaran los flujos alternativos. 

   

Gráfica 67. Ejemplo de forma no recomendada no se ve para donde va el flujo.

Fuente: Elaboración propia


 

Gráfica 68. Ejemplo de forma  recomendada para ver con claridad la dirección del flujo en el procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

  •  Numeración o etiquetado de las tareas

Enumerar las tareas de acuerdo a la secuencia lógica de inicio a fin en el procedimiento.

 

NOTA: Tener en cuenta que la secuencia de las tareas la define el flujo del procedimiento y la enumeración de las tareas es solo para facilitar la ubicación de la misma dentro del diagrama. Por ejemplo, ubicar de manera rápida la tarea relacionada en el formato “plan de control” a la que se le hace seguimiento.

 

  •  Mantenga un formato estándar 

Mantenga un formato único a lo largo del diagrama y enfóquese en una apariencia limpia y agradable. El uso de etiquetas superpuestas podrían hacer que la lectura de los diagramas sea un desafío. 

 

Gráfica 69. Ejemplo de forma incorrecta de etiquetas superpuestas.

Fuente: Elaboración propia

 

Gráfica 70. Ejemplo de forma correcta de etiquetas.

Fuente: Elaboración propia

 

b. Utilice el estándar BPMN

El estándar BPMN define los lineamientos utilizados para diagramar los procedimientos. 

Una vez se ha definido la lógica del procedimiento, se deben validar los diagramas asegurándose de utilizar correctamente los diferentes elementos de BPMN. Los siguientes aspectos deben ser revisados para cada elemento BPMN.

 

 

Gráfica 71. Ejemplo de forma correcta de diagramar el procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 72. Ejemplo de forma incorrecta de diagramar el procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

 

Gráfica 73. Ejemplo de forma correcta de diagramar el procedimiento.

Fuente: Elaboración propia 

 

  

 c. Utilice un etiquetado estricto y código de colores 

Las tareas deben etiquetarse usando la estructura  “Número de tarea + . + verbo + objeto”. Esto con el fin de centrarse en lo que realmente se hace en la tarea. De esta manera los lectores pueden entender con claridad el objetivo de una tarea. Por ejemplo: Facturar pedido, Aprobar solicitud crédito, Registrar queja, Verificar el documento a actualizar, Asignar códigos.

  

El nombre de las tareas debe ser corto y concreto con el fin de facilitar el entendimiento del modelo BPMN.  

 

Las compuertas exclusivas deben estar etiquetadas con una pregunta que corresponda a la condición evaluada. Se recomienda utilizar un nombre compuesto por un verbo, un objeto y un signo de interrogación para identificar lo que se está evaluando. Por ejemplo: ¿Solicitud de crédito aprobada?, ¿Hay trámites y servicios que se requieran actualizar?, ¿Qué tipo de solicitud es?

 

Los flujos de secuencia salientes deben ser etiquetados con las posibles respuestas a estas preguntas o condiciones. 

   

Recomendación General para el Etiquetado: Se debe evitar utilizar nombres cortos, abreviaturas o siglas para el etiquetado de los elementos del BPMN que no estén descritos en la sección de convenciones.

 

d. Simplifique los diagramas

Es fundamental definir el alcance correcto de las tareas y el nivel de detalle de los procedimientos para reducir el exceso de información.

 

 

El nivel de detalle en un procedimiento a veces es un verdadero reto. En muchos casos, se pueden enfrentar dificultades para definir el alcance de una sola tarea. Se debe tener en cuenta:

 

-   Cuando se diagrame, es útil imaginar el usuario final. Si un conjunto de tareas consecutivas puede ser realizada por la misma persona, al mismo tiempo, entonces estas tareas podrían integrarse en una sola tarea. 

-    Un conjunto de tareas consecutivas en el mismo Lane puede indicar falta de un participante, demasiado detalle, o un desajuste en el alcance de las tareas. Se debe revisar estos patrones para identificar oportunidades de la integración de la actividad.

  

Gráfica 74. Ejemplo de forma incorrecta de diagramar las tareas de un procedimiento.

Fuente: Elaboración propia

 

Gráfica 75. Ejemplo de forma correcta de diagramar las tareas de un procedimiento.

Fuente: Elaboración propia 

  

 

Los detalles menores de un procedimiento deben quedar plasmados en la documentación de este, por ejemplo en instructivos, manuales y guías para dar una mayor claridad, por lo que no se debe incluir toda la información en los diagramas BPMN si no hacer referencia a dichos documentos que sirvan de insumo para el desarrollo de la tarea. 

  

Se recomienda en caso de ser necesario, por claridad y entendimiento del modelo BPMN, documentar la información adicional del procedimiento usando los diferentes artefactos y objetos de datos que soporta la notación tales como: comentarios, objetos de datos y objetos de archivo de datos.

 

Para los documentos que sirven de insumo para realizar las tareas, se pueden representar con un objeto de datos, pero en caso tal de que la cantidad de insumos sean mayor a 4 se debe utilizar el artefacto de comentario esto hará que el diagrama no se vea tan cargado y sea más amigable visualmente.

 

A continuación se muestran ejemplos del uso de estos artefactos:

 

Gráfica 76. Ejemplo de uso de artefactos.

Fuente: Elaboración propia

 

  

9.  IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 

 

 

La identificación de los documentos que hacen parte de la información documentada del Sistema de Gestión y Control Integrado indicado en este instructivo, se realizará a través de códigos, cuya metodología se explica a continuación.

 

9.1  CODIFICACIÓN DE MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS

 

La codificación de los Macroprocesos, Procesos y Subprocesos del Sistema de Gestión y Control Integrado, será alfanumérica, teniendo en cuenta la jerarquía del enfoque por procesos y los siguientes criterios:

 

  • Las dos primeras letras se deben escribir en mayúscula sostenida y corresponden al tipo de Macroproceso

 

 

Estratégico                                                                      ME

Misional                                                                           MM

Apoyo                                                                              MA

Seguimiento y Evaluación                                               MC

 

  • Las dos letras siguientes en mayúscula sostenida corresponden al nombre del Macroproceso.

 

Direccionamiento Estratégico                                     DE

Desarrollo Social                                                         DS

Desarrollo Integral del Territorio                                  DI

Convivencia y Seguridad                                            CS

Participación Social                                                     PS

Gestión Jurídico Administrativa                                   JA

Gestión del Talento Humano                                       TH

Gestión de Hacienda Pública                                      HP

Gestión Tecnológica y de la información                     GT

Control                                                                         CO

 

Ejemplo: Identificación del Macroproceso de Direccionamiento Estratégico

 

MEDE

 

  • Los siguientes dos dígitos identifican la posición del macroproceso dentro de su tipo, es decir, si es el primero, segundo, tercero, etc., en su categoría; estos dos dígitos se escribirán después de las cuatro letras anteriores sin puntos de separación:

 

MEDE01

 

  • Los siguientes dos dígitos corresponden a la posición que ocupa el proceso dentro del Macroproceso al cual pertenece, es decir, si es el primer proceso, el seguido, etc.; estos dos dígitos se escribirán después de los dos dígitos anteriores, separados por un punto:

 

MEDE01.06

 

  • Los siguientes dos dígitos corresponden a la posición que ocupa el subproceso (si los hay) dentro de un proceso al cual pertenece.

 

MEDE01.06.01

 

Consolidando el ejemplo anterior, se tiene:

 

Tipo de Macroproceso

Estratégico

ME

Macroproceso y su posición

Direccionamiento Estratégico

MEDE01

Proceso y su posición

Comunicación Pública

MEDE01.06

Subproceso y su posición

Comunicación Organizacional

MEDE01.06.02

 

 

Nota. La codificación de los procesos y/o subprocesos y su respectiva documentación, no se altera si se crea o elimina un proceso o subproceso del Modelo de Operación por Procesos. No se utilizarán códigos de procesos, subprocesos o documentos ya eliminados.

 

 

9.2  CODIFICACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA

 

 

La codificación de los documentos que hacen parte de la información documentada del Sistema de Gestión y Control Integrado de la entidad a través del Modelo de Operación por Procesos MOP, se realiza en el proceso Planeación Institucional, a cargo de la Subdirección de Gestión organizacional bajo su rol de coordinador, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 

  1. Los documentos podrán codificarse directamente dentro de un proceso o subproceso o procedimiento activo en el MOP, teniendo en cuenta que inicialmente se debe identificar el origen del documento especificada en la Tabla 1 de la sección 4.2 de este instructivo.
  2. Los dígitos consecutivos de los tipos documentales iniciarán con 001 hasta n.

 

Nota: Los documentos del Sistema de Gestión y Control Integrado con la entrada en uso del Sistema de información DARUMA no continuarán utilizando el código .14.12  que identificaba los documentos obligatorios que anteriormente exigía la norma ISO 9001:2008; tampoco el código .18 que correspondía a la serie Manuales, Instructivos y Guías que hacía parte de la Tabla de Retención Documental. Lo anterior debido a que el control y trazabilidad de toda la documentación de los sistemas de Gestión está dado por el aplicativo.

A continuación se desarrollarán una serie de ejemplos de codificación de información documentada que ayudarán a entender y a desarrollar la codificación de manera adecuada.

 

Ejemplo Se inicia el ejercicio partiendo de la codificación del macroproceso, proceso, subproceso, procedimiento, el tipo documental y el consecutivo (3 dígitos) que establece el orden. Ver numeral 4.2 TIPOLOGÍA INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

 

 

Gráfica 77. Codificación de la información documentada.

Fuente: elaboración propia.

 

 

Macroproceso Estratégico

ME

Direccionamiento Estratégico

MEDE01

Comunicación Pública

MEDE01.06

Comunicación Organizacional

MEDE01.06.02

Tipo de documento y 3 dígitos.

MEDE01.06.02.P001

 

Este código corresponde al Procedimiento Administración de la Agenda del Alcalde MEDE01.06.02.P001.

 

Nota: Los registros y listados que se generan a partir de software aplicativos como el SAP, SICAWEB, ORFEO, Miravé, entre otros, utilizados en la Entidad y que sirven de evidencia para la ejecución de los procesos del Modelo de Operación por Procesos (MOP), no requieren codificación, encabezado ni pie de página como lo exige el presente Instructivo.

 

Nota: la estructura de codificación se encuentra configurada en el sistema de información DARUMA para su asignación de manera automática, tomando como punto de partida la codificación ya existente, si se llegase a identificar una inconsistencia en la codificación de la documentación migrada, el proceso comunicará por medio del de la mesa de ayuda del aplicativo Daruma (Mesa de ayuda MARI).

 

  

10.  DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

  

Para mayor ampliación del contenido de este instructivo, podrán consultarse lo siguientes documentos de carácter interno o externo:

 

 

 

ANEXOS

 

No Aplica.

 

  

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado Por:

Leidy Lorena Torres

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

José Francisco Vega

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

Andres Felipe Candelo

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

Judith Dominguez

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

 

Liz Mary Gutierrez 

Subdirectora del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

 

Vanessa Arboleda

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional


Liz Mary Gutierrez 

Subdirectora del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

 

 

Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su copia, alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde