Copia Controlada

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

(MIPG)

 

 

 INSTRUCTIVO PARA LA CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS ARTICULADOS Y COMPLEMENTARIOS AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

MEDE01.05.02.P025.I001

VERSIÓN 003

FECHA DE ENTRADA  EN VIGENCIA

2021-10-27

  

TABLA DE CONTENIDO

  

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. CONTENIDO Y DESARROLLO

4.1 ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIONES

4.2 MODIFICACIONES A CARACTERIZACIONES EXISTENTES

5.DILIGENCIAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DE CARACTERIZACIÓN 

5.1 MODELACIÓN DEL PROCESO

5.2 MODELACIÓN DEL SUBPROCESO

5.3 DETERMINACIÓN DE INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS

5.4 NORMOGRAMA

5.5 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

5.6 PLAN DE CONTRO

5.7 INFORMES GENERALES

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR  PROCESOS 

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ANEXOS

  

   

1.     OBJETIVO

 

Brindar las instrucciones necesarias para el correcto diligenciamiento de los documentos de caracterización de los procesos del Modelo de Operación por Procesos (MOP), con el fin de documentar, aplicar y estandarizar las operaciones que permitan a la Entidad alcanzar mejores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad, en el ejercicio de sus funciones.

 

 

2.     ALCANCE

 

Este documento aplica para todas las actividades de creación, modificación o eliminación de documentos para que sean normalizados y documentados dentro del Modelo de Operación por Procesos (MOP), ajustándolos a las capacidades y recursos de la Entidad, aplicando el ciclo PHVA y oportunidades de mejora, hasta su divulgación e implementación en la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali.

 

 

3.     DEFINICIONES

 

Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este instructivo:

 

ACTUAR.  Tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.

 

BENEFICIARIOS. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Los beneficiarios pueden ser internos o externos a la entidad.

 

BPM: Business Process Management (BPM) por sus siglas en inglés. Es un enfoque sistemático para la gestión de procesos. Es una disciplina que logra integrar el negocio y la tecnología, buscando unirlos por medio de la gestión de procesos en la organización.

 

BPMN. Business Process  Model and Notation por sus siglas en inglés. Es una notación gráfica que permite automatizar procesos estructurados, son aquellos en donde existe una secuencia predeterminada y estructurada para la ejecución de actividades.

 

BPMS. Business Process Management System o en español Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio . Es una solución tecnológica que apoya la estrategia de BPM en la organización.

 

CARACTERIZACIÓN. Fase del ciclo de mejoramiento, que busca identificar el cruce de factores y los aspectos críticos que afectan el desempeño institucional e inciden en los resultados de los estudiantes.

 

CARGO. Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un mínimo de calificaciones acorde con el tipo de función puede ejercer de manera competente las atribuciones que su ejercicio le confiere. Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado. Nota. Se asimila con la definición de empleo público del art. 19 de la Ley 909 de 2004.

CLIENTE. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios (DUB); los cuales pueden ser internos o externos a la entidad.

 

CTG. Comité Técnico de Gestión integrado por un servidor público designado por el nivel directivo de cada organismo, este comité realizará actividades relacionadas con la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y los demás sistemas de gestión que la entidad considere. Nota: ver Decreto No. 4112.010.20.0600 de 2018 por medio del cual se crea el Comité Técnico de Gestión CTG.

 

DIAGRAMA BPMN. Notación gráfica que permite automatizar procesos estructurados, son aquellos en donde existe una secuencia predeterminada y estructurada para la ejecución de actividades.

 

DOCUMENTACIÓN. Documento o conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.

 

DOCUMENTO. Información y su medio de soporte. Abarca tanto la información contenida en el documento en sí, como las diferentes formas que estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

 

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.

 

EQUIPO DE MEDICIÓN. Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.

 

ESPECIFICACIÓN. Documento que establece unos requisitos. Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo, procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo / prueba), o con productos o servicios (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación).

 

FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar información cuantitativa o cualitativa, que genere evidencia durante la ejecución o desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirán en un registro.

 

HACER. Implementar lo planificado.

 

INDICADOR. Es una representación (cuantitativa preferiblemente) establecida mediante la relación entre dos o más variables, a partir de la cual se registra, procesa y presenta  información relevante con el fin de medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo en un periodo de tiempo determinado, ésta debe ser verificable objetivamente, la cual al ser comparada con algún nivel de referencia (denominada línea base) puede estar señalando una desviación sobre la cual se pueden implementar acciones correctivas o preventivas según el caso.

 

INFORMACIÓN.  Es un conjunto organizado de datos procesados que constituyen un mensaje sobre determinado tema. Puede existir en diferentes formas: impresa o escrita en papel, almacenada electrónicamente, transmitida por correo o utilizando medios electrónicos, presentada en imágenes, o expuesta en una conversación. Cualquiera sea la forma que adquiera o los medios a través de los cuales se distribuye o almacena, siempre debe ser protegida en forma adecuada.

 

INFRAESTRUCTURA. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad.

 

INSUMOS. Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso y que, con el trabajo de los empleados y el apoyo de las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios con un valor agregado mayor.

 

INTERACCIÓN. Se refiere a la acción recíproca entre dos o más agentes, donde independientemente de quién o qué inicie la interacción, el resultado es la modificación de los estados de los participantes. A propósito de entornos virtuales, se entiende como la actividad relacional y discursiva que se puede desarrollar en un determinado contexto virtual.

 

MACROPROCESO.  Agrupación de procesos de una organización.

 

MANUAL DE FUNCIONES. Descripción de las funciones generales que corresponden a cada empleo y la determinación de las competencias  para su ejercicio.

 

MANUAL DE CALIDAD. Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. Los Manuales de Calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular.

 

MAPA DE PROCESOS. Representación gráfica de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento y evaluación y sus interacciones, que hacen parte de la entidad.

 

MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.

 

META. Es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un programa. Es la expresión concreta de los objetivos, en términos de tiempo y cantidad, que da cuenta del resultado que se espera alcanzar con la ejecución del programa,plan o proyecto, en un período de gobierno dado. Las metas describen una Condición, una Cuantificación (o cualidad) y una Temporalidad determinada.

 

MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS (MOP). Estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

 

NO CONFORMIDAD.  Incumplimiento de un requisito.

 

OBJETIVO. Finalidad hacia la que se orientan las actividades o acciones de un plan, programa o proyecto. Es el punto de referencia hacia donde apuntan las acciones de mejoramiento. Debe corresponderse con la meta general, la necesidad planteada y ser medible.

 

PARTE INTERESADA. Organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad. Ejemplo: Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general.

 

PHVA. (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) ciclo dinámico desarrollado por Edward Deming, utilizado bajo el enfoque de proceso en un sistema de gestión.

 

PLAN DE CONTROL. Instrumento de la metodología institucional que establece los puntos críticos a controlar de las actividades del proceso/subproceso, los criterios para realizar el control, el método, equipo requerido y su frecuencia de realización..

 

PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD.  Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad.

 

PLANIFICAR. Establecer  los  objetivos  del  sistema  y  sus  procesos,  y  los  recursos necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y las oportunidades.

 

PROCEDIMIENTO. Forma establecida para llevar a cabo una actividad o un proceso, en la cual se debe definir quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

 

PROCESO. Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. 

 

PROCESOS DE APOYO. Son aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.

 

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN. Son aquello que consolidan y presentan durante cada vigencia los resultados institucionales a partir del análisis y gestión de la información generada en todos los procesos, con el fin de proveer herramientas de juicio para la toma de decisiones de líderes de proceso y la alta dirección.

 

PROCESOS ESTRATÉGICOS. Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.

 

PROCESOS MISIONALES. Incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.

 

PRODUCTO. Resultado de un proceso o de un conjunto de procesos.

 

PROVEEDOR. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. Un proveedor puede ser interno o externo y en una situación contractual, un proveedor puede denominarse contratista.

 

PUNTO DE CONTROL. Actividad o tarea de un proceso que sirve de control, para identificar y prevenir posibles desviaciones en el proceso, que impidan su correcto desarrollo.

 

RECURSO.  Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que cuenta y utiliza un organismo, entidad, u organización para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.

 

RECURSOS HUMANOS. En la gestión de organizaciones, se llama recursos humanos al conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización.

 

REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

 

RESPONSABILIDAD. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

 

REVISIÓN. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

 

SEGUIMIENTO. Acción regular y sistemática que identifica aciertos o fallas en la ejecución de las acciones programadas en la ejecución del plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura.

 

SIPOC. Sistema de ordenamiento en formato tabular que permite la caracterización o asignación lógica de una serie de procesos.

 

TRAZABILIDAD. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

 

VALIDACIÓN. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.

 

VERIFICACIÓN. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

 

VERIFICAR. Realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados.

 

 

4.CONTENIDO Y DESARROLLO

 

Este instructivo comprende en detalle las orientaciones para diligenciar correctamente los documentos de caracterización de los procesos del Modelo de Operación por Procesos MOP.

Es necesario que la información que se requiere documentar, haya sido previamente valorada por el líder del proceso, el representante del CTG del organismo y/o el grupo de personas que participan en la documentación de la misma.

Posterior al análisis realizado, se dará inicio a la caracterización de las actividades requeridas, de acuerdo con las instrucciones que se dan a continuación.

 

4.1. ELABORACIÓN DE CARACTERIZACIONES

Cuando se requiere caracterizar por primera vez un proceso, se deben crear en el sistema de información Daruma los documentos relacionados en la Tabla 1, según corresponda, considerando si el proceso identifica o no subprocesos. Tener en cuenta que el proceso del cual participa un subproceso debe estar previamente modelado y validado en el sistema.

Las caracterizaciones de los procesos incluyen los indicadores de gestión del proceso, políticas de operación, puntos de control y riesgos que se consideren necesarios, implementando las metodologías de cada una de estas herramientas.

Nota: Estos documentos cuentan con plantillas en Daruma que se cargan cuando se inicia la elaboración de un documento nuevo.

Tabla 1. Documentos de modelación para un proceso.

DOCUMENTO

Modelación del proceso

Modelación del subproceso (1)

Determinación insumos y proveedores - productos, clientes y/o grupos de interés (1)

Normograma

Diseño de procedimiento (2) y (3)

Plan de control (1)

Informes generales (1)

Fuente: elaboración propia. 

(1) Se debe crear un documento por cada subproceso.

(2) De acuerdo con la cantidad de procedimientos que requiera el proceso.

(3) Se selecciona la plantilla dependiendo si el procedimiento se documentará bajo la notación de flujograma ANSI o estándar en BPMN.

En los casos que un proceso no cuente con subprocesos no es necesario elaborar el documento Modelación de Subproceso.

Para la elaboración de una caracterización se deben tener en cuenta los pasos descritos en el MEDE01.05.02.P026 Control de documentos y registros internos del Sistema de Gestión y Control Integrado, para su aprobación y validación.

  

 4.2. MODIFICACIONES A CARACTERIZACIONES EXISTENTES

 

Para realizar ajustes a una caracterización de procesos o subprocesos ya existentes, es necesario comenzar por revisar el documento Modelación del Proceso.

 Los ajustes a una caracterización ya existente, se deben generalmente a:

  • El ajuste en el objetivo y el alcance del proceso.
  • La actualización de las actividades de un proceso o del subproceso.
  • La inclusión o modificación de un procedimiento que contribuye al cumplimiento del objetivo del actual proceso.
  • La creación de un subproceso dentro de un proceso ya documentado.
  • El ajuste y/o mejoramiento de un proceso como resultado de la aplicación del ciclo PHVA.
  • Implementación de nuevas directivas y/o políticas de tipo transversal que afecten el MOP.

 

En general, al realizar cambios o ajustes a la documentación existente, se debe tener en cuenta que estos podrían causar modificaciones al resto de la caracterización de un proceso o subproceso, en sus documentos relacionados tales como: Modelación del subproceso, Determinación insumos, proveedores, productos, clientes y/o grupos de interés, Normograma, Puntos de control, Procedimientos, entre otros.

Para la modificación de una caracterización se deben tener en cuenta los pasos descritos en el procedimiento MEDE01.05.02.P026 Control de documentos y registros internos del Sistema de Gestión y Control Integrado, para su aprobación y validación.

  

  

5. DILIGENCIAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DE CARACTERIZACIÓN

 

A continuación, se explica cómo diligenciar cada uno de los documentos de caracterización relacionados en la Tabla 1. Documentos de modelación para un proceso.

 

5.1. MODELACIÓN DEL PROCESO

 

Este documento corresponde a la modelación del proceso, en el cual se describen todas sus características fundamentales. (Ver Gráfica 1).

En este documento se hace énfasis en la identificación de los productos que genera el proceso, según su objetivo y alcance, las actividades que se realizan para lograr obtener dichos productos, los controles operacionales y los documentos de referencia asociados.

 

Gráfica 1. Plantilla Modelación del Proceso.

Fuente: elaboración propia.

 

Este documento debe diligenciarse como se explica a continuación:

5.1.1  Nombre del macroproceso y nombre del proceso. Registre el nombre del macroproceso y del proceso en el encabezado, justamente debajo del logo de la entidad, el cual debe ceñirse al Instructivo para el manejo de la identidad visual corporativa -  MEDE01.06.02.P007.I001 de la Alcaldía de Santiago de Cali.

5.1.2  Macroproceso y código. Registre el nombre del macroproceso y su codificación según el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003.

5.1.3  Proceso y código. Registre el nombre del proceso y su codificación según el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003.  

5.1.4  Objetivo. Describa el objetivo del proceso de manera concreta, enfocado en logros medibles y no en procesos o actividades, con base en las siguientes preguntas claves:

  • ¿Qué se hace?: Se refiere al resultado principal que se desarrolla en el proceso.  Se enuncia con un verbo en infinitivo (ar, er, ir).
  • ¿Cómo se hace?: Se refiere a la forma en que se hace.
  • ¿Para qué se hace?: Se refiere al propósito.
  • ¿A quién va dirigido? Se refiere al beneficiario o destinatario.
  • ¿En dónde se hace?: Se refiere al lugar.

 

Ejemplo: Objetivo del proceso Comunicación Pública MEDE01.06 (Ver Tabla 2).

 

Tabla 2. Ejemplo de descripción de objetivo de proceso.

¿QUE SE HACE?

¿CÓMO SE HACE?

¿PARA QUE SE HACE?

¿A QUIÉN VA DIRIGIDO?

¿EN DONDE SE HACE?

Garantizar la difusión oportuna y eficaz de la información institucional y de las gestiones de Gobierno,

a través de una estrategia de comunicación amplia, clara y transparente orientada a la participación  y el control social

que contribuya a la generación de una imagen que promueva el compromiso, la transparencia y la confianza

y sus grupos de interés

Entre la Administración Municipal

Fuente: elaboración propia.

 

Redacción final del objetivo del proceso Comunicación Pública:

“Garantizar la difusión oportuna y eficaz de la información institucional y de las gestiones de Gobierno a través de una estrategia de comunicación amplia, clara y transparente orientada a la participación  y el control social, que contribuya a la generación de una imagen que promueva el compromiso, la transparencia y la confianza entre la Administración Municipal y sus grupos de interés”.

Inicie el objetivo utilizando un verbo en infinitivo (ar, er, ir) y no utilice más de dos verbos; además tenga en cuenta las actividades propias del proceso como orientación (Ver Tabla 3).

 

Tabla 3. Ejemplos de verbos a utilizar para redactar un objetivo general o específico.

Verbos para 
Objetivos Generales

 

Verbos para 
Objetivos Específicos

Analizar 

Formular 

 

Advertir 

Especificar 

Brindar

Fundamentar 

 

Analizar 

Estimar 

Calcular 

Generar 

 

Basar 

Examinar 

Categorizar 

Identificar 

 

Calcular 

Explicar 

Comparar 

Inferir 

 

Calificar 

Fraccionar 

Compilar 

Mostrar 

 

Categorizar 

Identificar 

Concretar 

Orientar 

 

Comparar 

Indicar 

Contrastar 

Oponer

 

Componer 

Interpretar 

Crear 

Planear

 

Conceptuar 

Justificar 

Definir 

Plantear

 

Considerar 

Mencionar 

Demostrar 

Presentar 

 

Contrastar 

Mostrar 

Desarrollar 

Probar 

 

Deducir 

Operacionalizar

Describir 

Producir 

 

Definir 

Organizar

Determinar

Proponer

 

Demostrar 

Registrar

Diagnosticar 

Reconstruir 

 

Detallar 

Relacionar

Discriminar 

Relatar 

 

Determinar 

Resumir

Diseñar 

Replicar 

 

Designar 

Seleccionar

Efectuar 

Reproducir 

 

Descomponer 

Separar

Enumerar 

Revelar

 

Descubrir 

Sintetizar

Establecer 

Situar 

 

Discriminar 

Sugerir

Evaluar 

Tasar 

 

Distinguir 

 

Examinar

Trazar

 

Establecer

 

Explicar

Valuar

 

Enumerar 

 

Exponer

 

 

Enunciar

 

Fuente: elaboración propia.

 

5.1.5  Alcance del Proceso. Describa brevemente el punto de partida o inicio del proceso, las actividades que incluye y con la que termina. No se trata de unir los nombres de los procedimientos mediante comas, sino que se trata de especificar las etapas o fases claves que hacen parte del proceso, para conocer sus límites. Para definir el alcance, pueden observarse las actividades del proceso descritas bajo la metodología PHVA.

Siguiendo el ejemplo del Proceso Comunicación Pública, su alcance puede ser:  “El proceso inicia con la identificación y análisis de las necesidades comunicacionales de las partes interesadas y los intereses de la entidad frente a sus públicos, incluyendo la planeación e implementación de estrategias de comunicación hasta su divulgación.”

Para delimitar el alcance pueden utilizarse sinónimos de las palabras claves: inicia (empieza, comienza, abarca desde, etc.), incluye (continua, sigue, etc.) y termina (hasta, finaliza, concluye, etc.). Este tipo de alcance no debe confundirse con el alcance indicado en los documentos del sistema de gestión, los cuales indican el propósito mismo del documento, tal como lo indica el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003.

Conforme con el objetivo y el alcance del proceso se deben definir los productos que éste genera y los clientes a quienes van dirigidos dichos productos, así como las actividades requeridas para obtenerlo y finalmente los insumos requeridos y quien los provee.

Para la representación esquemática de los elementos del proceso se realizará un cruce entre las metodologías SIPOC y PHVA que serán descritas en el desarrollo del presente capítulo.

Inicie por definir claramente las actividades requeridas, las cuales se deben plasmar en el documento en las casillas ACTIVIDADES con su CARGO RESPONSABLE, agrupándolas conforme al ciclo PHVA; posteriormente se deben diligenciar las casillas: INSUMO, PROVEEDOR, PRODUCTOS, USUARIOS Y/O GRUPOS DE INTERÉS como se explica a continuación (Ver Gráfica 2):

 

Gráfica 2. Representación esquemática de los elementos del proceso.

Fuente: elaboración propia.

 

5.1.6  Actividades. Describa en estos campos, las actividades que hacen parte del proceso, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, que es una herramienta de gestión utilizada para describir de manera lógica y secuencial las actividades según su tipo, es decir, si denotan acciones de planeación, acciones para ejecutar lo planeado, acciones para verificar lo que se ejecutó, o si se trata de acciones que ayudan a establecer acciones de mejora frente a los resultados obtenidos de las actividades de verificación. Véase este ejemplo:                          

  • Planear: “Establecer el plan operativo…”.
  • Hacer: “Ejecutar el plan operativo…”.
  • Verificar: “Realizar seguimiento al plan operativo…”.
  • Actuar: “Aplicar las acciones de mejoramiento del plan operativo…”.

Nótese que la descripción de las actividades debe comenzar siempre con un verbo en infinitivo (ar, er, ir). A continuación se mencionan algunos ejemplos de verbos y sinónimos utilizados en cada fase:

  • Planear: proyectar, planificar, programar, preparar, organizar, diseñar, estructurar, calcular, concebir.
  • Hacer: producir, formar, generar, crear, originar, elaborar, realizar, terminar, construir, proceder, ejercer, ejecutar, establecer.
  • Verificar: comprobar, cotejar, confirmar, revisar, constatar, realizar, demostrar, evidenciar, justificar, confrontar, verificar, comparar.
  • Actuar: ejecutar, ejercer, elaborar, proceder, intervenir

 

Estas actividades interactúan para generar valor y transformar los elementos de entrada en resultados o salidas. 

Nota: En un proceso con subprocesos, dado que el objetivo del subproceso cobija todas las actividades documentadas en este, podrá considerarse la posibilidad de incluir el objetivo del subproceso en el ciclo, según su producto principal en el proceso (en la celda correspondiente) dándole cobertura tanto a insumos como productos provenientes del subproceso y facilitando la identificación de los riesgos que puedan afectar el desempeño del proceso. De todas maneras podrá, si se considera pertinente y conveniente, ajustar la redacción del objetivo a fin de adaptarlo a la circunstancia.

 

5.1.7  Cargo Responsable. Registre aquí el(los) cargo(s) del(los) servidor(es) público(s) del nivel directivo, responsable(s) de que se desarrolle la actividad. Ejemplo: Secretario de Despacho, Subsecretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo, Subdirector de Departamento Administrativo, Director Técnico, Jefe de Oficina, Jefe de Unidad de Apoyo.

Los nombres de los cargos irán acompañados del organismo o repartición administrativa donde se ejecuta la actividad. Ejemplo: Director de Departamento Administrativo - Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional. Tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Si se requiere mencionar el cargo a nivel general se deberá registrar solamente el cargo del responsable. Ejemplo: Director de Departamento Administrativo.
  • No deben nombrarse áreas u oficinas, ni nombres de procesos.
  • Sólo podrán nombrarse comités oficializados mediante acto administrativo, seguido del cargo y organismo de quien preside dicho comité. Ejemplo: Comité Institucional de Coordinación de Control Interno - Director de Departamento Administrativo - Departamento Administrativo de Control Interno.
  • No se permite la utilización de siglas para nombrar organismos o comités oficializados.

 

5.1.8  Insumo. Registre el conjunto de elementos tangibles o intangibles, de origen externo o interno, que son transformados por las actividades del proceso para obtener los productos del mismo. Los insumos de origen externo son provistos por otras entidades (públicas o privadas) diferentes a la Alcaldía de Cali y los de origen interno son todos aquellos provenientes de cualquiera de los procesos o subprocesos que están incluidos en el Modelo de Operación por Procesos MOP vigente. Para ambos casos, insumos internos y/o externos; incluya aquellos que afectan y son necesarios para la obtención del producto o prestación del servicio esperado.

En general, entre  los insumos más comunes a utilizar, pueden incluirse los siguientes, en los casos que así se requieran (Ver Tabla 4):

 

Tabla 4. Ejemplos de insumos de acuerdo al ciclo PHVA. 

Fase

Ejemplos de insumos

Planear

  • Misión y Visión de la entidad.
  • Plan de Desarrollo (nacional, departamental, distrital).
  • Plan de Acción.
  • Plan de Ordenamiento Territorial.
  • Políticas y planes globales y regionales.
  • Informes de auditoría interna y externa.
  • Circulares y Comunicaciones oficiales.
  • Diagnósticos, informes estadísticos.
  • Estructura organizacional, perfiles y cargas de trabajo, planta de personal, manual de funciones y competencias laborales.

 

Hacer

 

  • Plan de auditoría interna (proceso Control Interno a la Gestión)
  • Solicitudes de mantenimiento de la infraestructura vial urbana y rural (proceso de Desarrollo Físico).
  • Lineamientos artísticos y culturales (proceso Gestión Cultural)
  • PGIRS Sentencia T-291 de 2009 Auto A118 de 2014 (subproceso Gestión de Residuos).
  • Políticas, directrices y regulaciones sobre ordenamiento territorial (proceso Gestión del Riesgo de Desastres).

Verificar

  • Mapas de riesgo del proceso.
  • Indicadores plan de acción (Si existen).
  • Indicadores de gestión del Proceso.
  • Políticas de Operación.
  • Informes de PQRS y medición de percepción del usuario.
  • Resultados de auditorías internas o externas.

Actuar

  • Ajustes como resultado de seguimiento a planes de trabajo.
  • Resultados de la autoevaluación.
  • Acciones de mejora producto de los resultados de ISDI, FURAG, entre otros planes o mediciones internas o externas.

Fuente: elaboración propia.

 

5.1.9 Proveedor. Registre en este campo el conjunto de instituciones, entidades, procesos, entre otros, que suministran los insumos tanto internos como externos al proceso. 

Si el proveedor es un proceso o subproceso, escriba el nombre del macroproceso, proceso y subproceso (si aplica) en el formato: macroproceso/proceso/subproceso.

Ejemplo: Convivencia y Seguridad / Gestión del Tránsito y Transporte /  Servicio integral a conductores e infractores de tránsito 

En razón al enfoque por procesos no se utilizan nombres o títulos de organismos u oficinas de la administración central.

El proveedor también puede ser una entidad externa, pública o privada, descentralizada o empresas privadas que cumplan funciones públicas. Por ejemplo: Departamento Administrativo de la Función Pública, Cámara de Comercio, Constructores, Curadurías Urbanas, Ministerios, Contraloría, entre otros.

 

5.1.10  Productos. Registre en este campo los productos finales, de cada fase, resultantes de las actividades del proceso (Ver Tabla 5).

Tabla 5. Ejemplos de productos de acuerdo al ciclo PHVA.

Fase

Ejemplo de Productos mínimos

Planear

Plan de Trabajo Servicio de Deporte y Recreación.

Programa anual de Auditoría Interna. 

Contexto del proceso Servicios Públicos

Hacer

Acta de visita

Lista de Chequeo Gestión Flora y Fauna Silvestre

Cali en Cifras

Verificar

Informe de Gestión del Proceso.

Informe de seguimiento a las acciones establecidas en planes de trabajo

Actuar

Plan de Mejoramiento.

Matriz DOFA

Fuente: elaboración propia.

 

Los productos resultantes de las tareas propias de un procedimiento inmersas en una actividad (productos intermedios), previos al producto final, no se incluyen en esta casilla. 

Los productos son el componente inicial para la valoración de las salidas no conformes para todos los procesos y subprocesos.

No agregar al final del nombre del producto adjetivos calificativos que denotan un estado como: cumplido(a), elaborado(a), formulado(a), generado(a), identificado(a), terminado(a). 

Cada producto descrito en el proceso o subproceso deberá tener asociado un procedimiento donde se garantice su generación.

 

5.1.11  Usuario y/o grupos de interés. Registre aquí el conjunto de usuarios y/o grupos de interés, que son beneficiarios de los productos finales del proceso. Podrán registrarse aquí en la medida de su aplicación, las partes interesadas propias del proceso.

Para conocer las partes interesadas definidas en la Entidad, véase el anexo al Manual de Calidad o visite la instancia del Departamento Administrativo de Desarrollo Institucional en el micrositio del sistema de gestión de calidad de acuerdo a la vigencia que requiera:

https://www.cali.gov.co/desarrolloinstitucional/publicaciones/143600/sistema-de-gestion-de-calidad/

Si los productos finales del proceso van dirigidos a los diferentes procesos de la Administración Distrital de Santiago de Cali, debe mencionarse el nombre completo del mismo, incluyendo el nombre del macroproceso al cual pertenece. Ejemplo: Macroproceso Convivencia y Seguridad - Proceso Gestión del Tránsito y Transporte.

En razón al enfoque por procesos no se utilizan nombres o títulos de organismos u oficinas de la administración central distrital.

El usuario y/o grupos de interés pueden ser una entidad externa, pública o privada, descentralizada o empresas privadas que cumplan funciones públicas. Por ejemplo: Cámara de Comercio, Constructores, Curadurías Urbanas, etc.

También se puede identificar como usuario y/o grupos de interés, los destinatarios, usuarios o beneficiarios (DUB), las partes interesadas. Por ejemplo: Los usuarios de los subsidios de vivienda son la población de los estratos 1 y 2, en cuyo caso se comprendería como una persona natural ó grupos poblacionales (étnicos, socioeconómicos y culturales, entre otros), que no cuentan con vivienda.

Tenga en cuenta la siguiente estructura al documentar las fases del PHVA. 

Durante la fase del PLANEAR (Ver Tabla 6).

 

Tabla 6. Ejemplo de actividades de acuerdo a la etapa “Planear” del ciclo PHVA.

 

INSUMO

PROVEEDOR

ACTIVIDADES

CARGO RESPONSABLE

PRODUCTOS

USUARIOS Y/Ó

GRUPOS DE INTERÉS

PLANEAR

Ver título 5.1.8

 

 

Ej.:

1. Plan de Trabajo del Proceso (o subproceso según aplique)

2.Contexto interno y externo de la Entidad

3.Matriz DOFA

Ver título 5.1.9

 

Ej.

1.Nombre del Proceso

 

2.Departamento Administrativo de la Función Pública

Ver titulo 5.1.6

 

Ej:

Documentar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para la misión y el direccionamiento estratégico de la entidad y que pueden afectar, de forma positiva o negativa su capacidad para alcanzar los resultados esperados.

Ver título 5.1.7

 

Ej:

Subdirector de Departamento Administrativo

Ver título 5.1.10

 

Ej.

Plan de trabajo del proceso  (o subproceso según aplique)

 

 

Ver título 5.1.11

 

Ej.

1.Nombre del Proceso

 

2.Departamento Administrativo de la Función Pública

 

Fuente: elaboración propia.

Durante la fase del HACER, se registran las actividades que posibilitan transformar el producto o servicio.  Los insumos, proveedores, productos y clientes, son los propios de cada proceso (o subproceso según aplique), teniendo en cuenta que los clientes serán principalmente los usuarios finales o partes interesadas (Ver Tabla 7).

 

Tabla 7. Ejemplo de actividades de acuerdo a la etapa “Hacer” del ciclo PHVA. 

 

INSUMO

PROVEEDOR

ACTIVIDADES

CARGO RESPONSABLE

PRODUCTOS

USUARIOS Y/Ó

GRUPOS DE INTERÉS

HACER

Ver título 5.1.8 

Ej.:

Informe del Monitoreo de medios

Ver título 5.1.9

 

Ej.

Proceso de Comunicación Pública

Ver titulo 5.1.6

 

Ej:

Definir un plan de acción en comunicación frente a una crisis institucional y apoyar la producción de material informativo

Ver título 5.1.7

 

Ej:

Jefe de Oficina

Ver título 5.1.10

 Ej.

Plan de manejo de crisis

 

 

Ver título 5.1.11

 

Ej.

Comunidad en General.

 

Fuente: elaboración propia.

 

En fase de VERIFICAR, se debe medir y hacer seguimiento del cumplimiento de lo planeado frente a lo realizado e informar sobre los resultados (Ver Tabla 8).

 

Tabla 8. Ejemplo de actividades de acuerdo a la etapa “Verificar” del ciclo PHVA. 

 

INSUMO

PROVEEDOR

ACTIVIDADES

CARGO RESPONSABLE

PRODUCTOS

USUARIOS Y/Ó

GRUPOS DE INTERÉS

VERIFICAR

Ver título 5.1.8

 

Ej.:

Acuerdo de Aprobación del Presupuesto Municipal

Ver título 5.1.9

 

Ej.

Concejo Municipal

Ver titulo 5.1.6

 

Ej:

Revisar que todos los proyectos de inversión de competencia de cada organismo y aprobados para cada vigencia se encuentren relacionados, al igual que los trámites y servicios y las metas de producto y resultado programadas en cada anualidad.

Ver título 5.1.7

 

Ej:

Director de Departamento Administrativo

Ver título 5.1.10

 

Ej.

Plan de Acción

 

 

Ver título 5.1.11

 

Ej.

Todos los Procesos

 

Fuente: elaboración propia.

 

Finalmente, en la fase del ACTUAR, se toman acciones para mejorar el desempeño con base en los resultados de la fase del VERIFICAR (Ver Tabla 9).

 

Tabla 9. Ejemplo de actividades de acuerdo a la etapa “Actuar” del ciclo PHVA.

 

INSUMO

PROVEEDOR

ACTIVIDADES

CARGO RESPONSABLE

PRODUCTOS

USUARIOS Y/Ó

GRUPOS DE INTERÉS

ACTUAR

Ver título 5.1.8

Ej.:

Informes de auditoría

Ver título 5.1.9

 

Ej.

Proceso Control Interno a la Gestión

Ver titulo 5.1.6

 

Ej:

Formular las acciones correctivas.

Ver título 5.1.7

 

Ej:

Director de Departamento Administrativo

Ver título 5.1.10

 

Ej.

Plan de Mejoramiento

 

 

Ver título 5.1.11

 

Ej.

Responsable del proceso Control Interno a la Gestión

Fuente: elaboración propia.

 

5.1.12  Puntos de control operativos. Se deben relacionar a través de códigos inteligentes los planes de control de cada uno de los subprocesos, según aplique, referenciando el ID del documento relacionado con cada plan de control. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

Es el formato que consolida todos los puntos de control establecidos en los procedimientos del respectivo proceso o subproceso, según corresponda.

5.1.13  Mecanismos de medición (indicadores de gestión). Se deben relacionar a través de un código inteligente el documento que contiene los indicadores del proceso, referenciando el ID del mismo. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

5.1.14 Políticas de operación. Se deben relacionar a través de un código inteligente el documento que contiene las políticas de operación del proceso, referenciando el ID del mismo. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

5.1.15 Riesgos. Se debe relacionar a través de un código inteligente el documento que contiene los riesgos del proceso, referenciando el ID del mismo. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

 

5.1.16  Recursos.

 

Humanos. Relacione en este campo, el personal requerido para que el proceso opere correctamente, incluyendo los cargos de los servidores públicos tomados de la planta de cargos tales como Secretario de Despacho, Subsecretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo, Subdirector de Departamento Administrativo, Asesor, Profesional Especializado, Profesional, Técnico, Auxiliar, etc.. Debe estar acorde con los cargos descritos en el ciclo PHVA y consecuentemente con aquellos descritos como responsables de las tareas o acciones que desarrollan en el proceso, subproceso, procedimientos, indicadores, riesgos y plan de control, entre otros.

Para la ejecución del proceso y sus procedimientos se podrá recurrir a Prestadores de Servicio cuyo perfil esté acorde a los descritos en la Planta de Cargos

Infraestructura. Registre en este campo la infraestructura necesaria para la operación de su proceso, tales como edificios y servicios asociados, equipos incluyendo hardware y software, recursos de transporte y tecnologías de la información y la comunicación.

 

5.1.17  Requisitos de las normas técnicas vigentes.

 

Relacione en este campo los numerales y nombres de los requisitos de las normas técnicas aplicables al proceso, teniendo en cuenta las matrices de articulación y requisitos de la norma asociada al proceso.

Ver la Matriz de articulación de procesos y requisitos anexo al Manual de Calidad: Norma ISO 9001:2015, Norma ISO 27001:2015, Decreto 1072 de 2015 y Decreto 1499 de 2017.

 

5.1.18 Documentos de referencia. En este campo relacione los nombres de los documentos que conforman el proceso.

 

Para los documentos de carácter interno relacione mediante códigos inteligentes los documentos asociados al proceso, referenciando el ID del documento. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

Para procesos con subprocesos, considere el siguiente orden:

  • Normograma
  • Modelación subprocesos
  • Documentos a nivel del proceso (es decir, Reglamentos o Planes, en caso de aplicar).

Para procesos sin subprocesos relacione mediante códigos inteligentes los documentos asociados al subproceso considerando el siguiente orden:

  • Normograma
  • Determinación de insumos, proveedores - productos, clientes y/o grupos de interés:
  • Diseño de procedimientos
  • Informes generales
  • Documentos elaborados para el proceso  (es decir: Instructivos, Guías, Protocolos, Documentos Metodológicos, Especificaciones Técnicas, Manuales, Catálogos y Formatos de registro, dejar los que aplican)
  • Documentos externos

5.1.19  Elaborado por. Se consignará el(los) nombre(s) y cargo(s) del(los) servidor(es) público(os) incluidos en la planta de cargos o el(los) nombre(s) del(los) contratista(s), (máximo tres (3) entre los dos), que elabore(n) el documento. 

El(los) nombre(s) del(de los) contratista(s) podrá incluirse, siempre y cuando, dentro de sus obligaciones contractuales se incluya responsabilidades frente a la documentación de procesos. En el caso de contratistas, se indicará “No aplica” en la casilla “Cargo”. No se deben utilizar nombres de comités o instancias como por ejemplo: “Equipo de Modelación”, “Grupo de Calidad”, etc.

 

Nota: La participación de los otros integrantes del equipo de modelación quedará evidenciada mediante actas de reunión.

 

5.1.20 Revisado por. Se consignará el(los) nombre(s) y cargo(s) del(los) responsable(s) del(los) proceso(s), (máximo dos (2)), el(los) cual(es) debe(n) ser un servidor público de la entidad incluido en la planta de cargos responsable del proceso(s).

Esta responsabilidad no debe delegarse en particulares que ejercen funciones públicas (Contratistas).

5.1.21 Aprobado por. Se consignará el nombre del Subdirector del Departamento Administrativo de la Subdirección de Gestión Organizacional.

 

 

5.2 MODELACIÓN DE SUBPROCESO

 

Cada proceso genera productos específicos los cuales requieren de un conjunto de actividades para su desarrollo; en este orden de ideas, si para obtener los productos finales del proceso se requiere de un conjunto de procedimientos (superior a uno), es necesario considerar la posibilidad de crear subprocesos, teniendo en cuenta los siguientes criterios adicionales (Ver Gráfica 2).

  • Los Subprocesos deben guardar coherencia entre sí con el objetivo y el alcance del proceso.
  • Deben estar relacionados con el tipo de producto y su complejidad.
  • La necesidad de obtener resultados parciales que a su vez interactúan como insumo entre subprocesos, hasta que se logra el producto final del proceso.

 

Ejemplo: el Proceso de Planeación Económica y Social, cuenta con 3 subprocesos:

  • Formulación, en el cual se formulan todos los instrumentos de Planificación, tales como el Plan de Desarrollo, Planes de Comunas y Corregimientos, Plan Indicativo, entre otros.
  • Implementación: Incluye la materialización de los planes formulados.
  • Seguimiento: Se realizan rutinas de seguimiento a los planes implementados.

 

Nota: Los insumos/productos de cada subproceso deberán estar descritos en el documento Modelación del subproceso.

Por último, es necesario analizar el número de subprocesos a crear, ya que esto aumenta el grado de complejidad del control a la gestión y el control documental. Cabe anotar que no se considerará un subproceso con un solo procedimiento pues en tal caso debe asociarse este procedimiento a un subproceso existente.

El documento Modelación del subproceso se utiliza entonces cuando el proceso contiene subprocesos y se diligencia conforme con los lineamientos establecidos en el punto 5.1 MODELACIÓN DEL PROCESO, teniendo en cuenta lo siguiente:

El documento contiene una línea denominada Subproceso,  en la que se debe registrar el nombre del subproceso y su codificación según el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003. Diligencie la información correspondiente a MACROPROCESO, PROCESO, SUBPROCESO y sus respectivos CÓDIGOS como se describe en los títulos 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 del presente documento.

La información de puntos de control operativos, mecanismos de medición (indicadores de gestión), políticas de operación, riesgos, recursos, requisitos de las normas técnicas vigentes, documentos de referencia, elaborado por, revisado por y aprobado por, se diligencian de la misma forma como se explica en la sección 5.1 MODELACIÓN DEL PROCESO.

 

Gráfica 2. Plantilla Modelación de Subproceso.

 Fuente: elaboración propia.

5.3 DETERMINACIÓN DE INSUMOS Y PROVEEDORES - PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS 

 

Este documento tiene como propósito determinar las características de los insumos que requiere el proceso o subproceso y así como de los productos que estos generan, asegurando la operación eficiente, eficaz y efectiva de los procesos de la entidad (Ver Gráfica 3).

Gráfica  3. Plantilla Determinación de Insumos y Proveedores - Productos, Clientes y/o Grupos de Interés.

Fuente: elaboración propia.

 

Los insumos y productos que se relacionan en este documento son los mismos que se establecieron en el de la Modelación del Proceso y en la Modelación del Subproceso.

Nota: Las características de los insumos que provengan de otro proceso, deben ser los definidos en el documento de Insumos y productos de dicho proceso y por consiguiente, deben ser congruentes con los allí descritos.

Para el caso de los insumos internos, la definición de sus características está sujeto a las definiciones que hayan sido establecidas en el proceso originador del producto tomado como insumo y por consiguiente, deben ser congruentes con las definidas para el producto.

Este documento se diligencia como se describe a continuación:

Diligencie la información correspondiente a MACROPROCESO, PROCESO, SUBPROCESO y sus respectivos CÓDIGOS como se describe en los títulos 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 y 5.2 del presente documento; cuando no se trate de un subproceso, escriba la leyenda “No Aplica”  o sus iniciales, así: “N.A.”. 

5.3.1  Insumos. Registre en este campo, el conjunto de insumos del proceso o subproceso, definidos en los documentos Modelación del proceso o Modelación del subproceso, según corresponda.

5.3.2  Características del insumo. Registre la descripción de los insumos, internos y/o externos, y las cualidades o especificaciones que deben tener para que cumplan su finalidad. La Entidad debe garantizar el cumplimiento de las características de los insumos que han sido definidas por el cliente, la entidad, la ley y la norma del sistema de gestión que aplique. Las características del insumo son la base para determinar la salida no conforme. La descripción del insumo deberá contemplar como mínimo los siguientes parámetros: ¿Qué es?, ¿Periodicidad de elaboración?, ¿Para qué sirve?, ¿Qué debe contener?

5.3.3  Proveedores. Registre en este campo, el conjunto de proveedores del proceso o subproceso, definidos en los documentos Modelación del proceso o Modelación del subproceso, según corresponda.                       

5.3.4  Productos. Registre el conjunto de productos del proceso o subproceso, definidos en los documentos Modelación del proceso o Modelación del subproceso, según corresponda.

5.3.5  Características del producto. Registre la descripción de los productos y las cualidades o especificaciones que deben tener para que cumplan su finalidad. La Entidad debe garantizar el cumplimiento de las características de los insumos que han sido definidas por el cliente, la entidad, la ley y la norma del sistema de gestión que aplique. Las características del producto son la base para determinar la salida no conforme. La descripción del producto deberá contemplar como mínimo los siguientes parámetros: ¿Qué es?, ¿Periodicidad de elaboración?, ¿Para qué sirve?, ¿Qué debe contener?

5.3.6  Clientes y/o Grupos de Interés. Registre en el campo, el conjunto de clientes o grupos de interés del proceso o subproceso, definidos en los documentos Modelación del proceso o Modelación del subproceso, según corresponda.

Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en los ítem 5.1.19, 5.1.20 y 5.1.21.

  

5.4 NORMOGRAMA

 

Este documento tiene la finalidad de identificar las normas reglamentarias y complementarias que rigen el proceso (Ver Gráfica 4).

Gráfica 4. Plantilla Normograma.

Fuente: elaboración propia.

 

Este documento se diligencia a nivel de proceso como se describe a continuación:

Diligencie la información correspondiente a MACROPROCESO, PROCESO, SUBPROCESO y sus respectivos CÓDIGOS como se describe en los títulos 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 del presente documento; cuando no se trate de un subproceso, escriba la leyenda “No Aplica”  o sus iniciales, así: “N.A.”.

 

5.4.1 Tipo de Norma. Registre en este campo, la normativa que rige el proceso o subproceso (si aplica), conservando el siguiente orden jerárquico:

Ámbito Internacional

1) Los Tratados Internacionales regularmente son ratificados por el Congreso (Constitución Política, art 93).

Marco Constitucional:

2) La Constitución (art 4°); Bloque de Constitucionalidad - Actos Legislativos.

Marco Legal:

3) La Ley en su orden: Orgánica, Estatuaria, Marco y Ordinarias

4) Decretos expedidos con fundamento en las facultades conferidas por los artículos 212 a 216 de la Constitución Política de Colombia; por delegación legislativa, conforme el art. 150-10 de la misma (decretos legislativos y decretos con fuerza de ley).

Marco Reglamentario:

5) Decretos Reglamentarios del orden nacional

Ministerios y Departamento Administrativos

6) Resoluciones Ministeriales y de otros organismos nacionales, Acuerdos de Órganos Colegiados Nacionales.

Nivel territorial - Departamental

7) Ordenanzas Departamentales; Resoluciones de Asambleas Departamentales.

8) Decretos (con fuerza de Ordenanza y Reglamentarios) y Resoluciones del Gobernador; Resoluciones de otras autoridades departamentales

Nivel Municipal

9) Acuerdos Distritales y Municipales. Resoluciones de los Consejos Distritales y Municipales.

10) Decretos (con fuerza de Acuerdos y Reglamentarios) y Resoluciones del Alcalde. Resoluciones de otras  autoridades municipales.

 

5.4.2 Número y fecha. Registre aquí, el número de la norma, el día, mes y año (dd/mmm/aaaa) en que se expidió, en orden cronológico, desde la fecha más antigua hasta la más reciente. Por ejemplo: Ley 43 del 29/oct/1913.

5.4.3 Acápite. Registre en este campo, la finalidad de la norma. Ejemplos: “Constitución Política de Colombia”; “Ley General de Educación”, “Código Sustantivo del Trabajo”, “Por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”.

5.4.4 Artículo. Registre aquí el (los) artículo(s) y/o inciso(s) que aplica(n) específicamente al proceso o subproceso (si aplica). Ejemplo: Ley 872, Artículos 4, literal a). Cuando toda la norma relacionada en la casilla “Jerarquía de la Norma” deba aplicarse completamente, diligencie este campo con el texto “Aplica todo el documento

5.4.5  Aplicación específica. Registre en este campo, una breve explicación del texto de la norma que sirve como fundamento al desarrollo del proceso modelado. Cuando la norma relacionada en la casilla “Tipo de Norma” deba aplicarse completamente, diligencie este campo con el texto “Aplica todo el documento

5.4.6 Aplica al subproceso Registre en este campo, el(los) código(s) de los subprocesos a los cuales aplica específicamente la normativa identificada en las casillas anteriores.

5.4.7 Aplica al procedimiento. Registre en este campo, el(los) código(s) de los procedimientos a los cuales aplica específicamente la normativa identificada en las casillas anteriores.

 

Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en el ítem 5.1.19, 5.1.20 y 5.1.21.

 

5.5 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

 

Este documento se diligencia con el propósito de describir de manera detallada el hacer de un proceso o subproceso (si aplica). En la actualidad coexisten dos modelos de diseño de procedimiento: a) El diseño que incluye el flujograma ANSI y b) El diseño realizado con el estándar BPMN.

5.5.1 Diseño de procedimiento con flujograma ANSI. Este documento describe el modelo actual de diseño de procedimiento con flujograma ANSI (Ver Gráfica 5).

Descarge el formato  DISEÑO DE PROCEDIMIENTO y diligencielo como se describe a continuación:

Remplace las palabras resaltadas en color rojo en el encabezado,por el nombre del macroporceso y del proceso relacionado con el procedimiento en la parte inferior del escudo de la entidad, seguidamente registre el nombre del procedimiento en el encabezado, escriba el código y versión del procedimiento en proceso de aprobación. 

Diligencie la información correspondiente a MACROPROCESO, PROCESO, SUBPROCESO y sus respectivos CÓDIGOS como se describe en los títulos 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 y 5.2 del presente documento; cuando no se trate de un subproceso, escriba la leyenda “No Aplica”  o sus iniciales, así: “N.A.”.

 

Gráfica 5. Formato Diseño de procedimiento (ANSI).

 

Fuente: elaboración propia.

5.5.2  Procedimiento. Registre el nombre del procedimiento y su codificación de acuerdo al  INSTRUCTIVO PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADO ARTICULADO Y COMPLEMENTARIO AL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

 

5.5.3  Nº. Registre en este campo, el número de la Actividad en forma secuencial, comenzando en 1.

 

5.5.4 Actividades. Describa aquí de manera clara las actividades requeridas para llevar a cabo el procedimiento, comenzando con un verbo en infinitivo y guardando secuencia entre actividades. Ejemplo: “Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión y Control Integrados.”

Nota: Una actividad incluye varias tareas, por esto debe redactarse de modo que pueda agruparlas a todas. En el ejemplo anterior las tareas de la actividad podrían ser: planificar las actividades…; entender el contexto de la organización…; identificar los requisitos de tipo legal…; determinar las entradas y las salidas requeridas…; etc.

El procedimiento inicia con las actividades de la etapa del Planear, sin embargo, si el procedimiento es netamente operativo y la planeación de sus actividades está incluida en la etapa del Planear del Proceso o del Subproceso (Modelación del Proceso o Modelación del Subproceso, según sea el caso), no se incluyen.

Solo se deben incluir las actividades propias del procedimiento y no incluir actividades que son propias de otros procesos, esta vinculación se realizará a nivel de las tareas que agrupa la actividad, tales como mejora continua, gestión documental, atención al usuario, etc., los cuales son de índole transversal y podrían confundirse con el hacer del procedimiento.

 

5.5.5 Objetivo de la actividad. Describa de manera concreta el objeto de desarrollo de la actividad; aquel que le da la razón de ser y enmarca su contexto en el procedimiento.

 

5.5.6  Cargo responsable de la actividad. Registre aquí el cargo del servidor público del nivel directivo responsable del desarrollo de la actividad; éste debe pertenecer a la planta de cargos de la entidad, oficializada mediante acto administrativo. Ejemplo: Secretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo, Subdirector de Departamento Administrativo, Jefe de Oficina, etc. (no deben nombrarse áreas u organismos, grupos, comités u oficinas).

 

5.5.7. Número de tarea Registre en este campo, el número de la Tarea en forma secuencial, comenzando en 1. No se enumera la casilla de “Inicio”, ni la de “Fin”.

 

5.5.8  Tarea. Registre aquí, de manera lógica y atemperada al deber ser según el marco legal que aplica al proceso, el conjunto de acciones que se desarrollan en la dinámica de ejecución de las actividades que hacen parte del procedimiento.

La redacción de las tareas, debe iniciar con verbos en infinitivo e indicar de manera clara lo que se debe hacer para que sean entendibles por quienes las realicen.

Al redactar las tareas, se debe tener en cuenta que estas describen las fases de los procesos y cuando aplique, las de los subprocesos; estos últimos son los que marcan la ruta PHVA en su estructura. Los procedimientos describen el cómo se lleva a cabo cada fase.

Debe tenerse en cuenta que, las tareas que impliquen una decisión deben ir seguidas por una compuerta de decisión y la descripción de la misma se debe redactar en forma de pregunta con el verbo en pasado (Ver Gráfica 6).

Ejemplo: tarea “Aprobar programa de auditorías internas a realizar durante la vigencia” y la compuerta de decisión (rombo de decisión) sería “¿El programa fue aprobado?”. La salida de la decisión debe indicar el camino a seguir en caso de ser positiva o negativa su respuesta.

 

Gráfica 6. Ejemplo de compuerta de decisión.

Fuente: elaboración propia.

 

Si dentro del procedimiento existen tareas que generen alternativas de decisión, éstas deben graficarse como lo indica el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003.

En los casos en que la alternativa se refiere a tareas de otros procedimientos, se deben incluir textos que hagan referencia al procedimiento con su nombre y código. Por ejemplo: “Remitir al procedimiento Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MEDE01.05.02.P025”.

Es importante aclarar que las tareas que se catalogan como Puntos de Control siempre generan alternativas de decisión pues ellas permiten prevenir desviaciones que impiden el cumplimiento del objetivo del proceso; estas deben detallarse en el documento Plan de Control (Ver Gráfica 7).

 

Gráfica 7. Ejemplo punto de control. 

Fuente: elaboración propia.

 

De otra parte, también existen tareas que generan alternativas de decisión que simplemente indican que tareas ejecutar de acuerdo a una condición presente, sin afectar el cumplimiento del objetivo del proceso, por tal razón no se catalogan como puntos de control.

 

5.5.9  Punto de control operativo. En este campo escriba lo siguiente “(P.C.) = Punto de Control – Ver El(los) plan(es) de control” aquellas tareas que permiten identificar posibles desviaciones que impidan el correcto desarrollo del proceso.

 

5.5.10  Cargo responsable de la tarea. Registre aquí el cargo del servidor público del Nivel Asesor, Profesional, Técnico, Asistencial, responsable del desarrollo de la tarea; éste debe pertenecer a la planta de cargos de la entidad, oficializada mediante acto administrativo. Ejemplo: Profesional Especializado, Profesional Universitario, Secretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo, etc. (no deben nombrarse áreas u organismos, grupos, comités u oficinas).

 

5.5.13 Flujograma. A través de las figuras establecidas en el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003, elabore el flujograma del procedimiento basado únicamente en las tareas. Tenga en cuenta además las siguientes instrucciones:

 

  • Inicio: antes de registrar la primera tarea escriba la palabra “inicio” como se indica en el formato. En la primera casilla del “Flujograma”, coloque el símbolo que da inicio al procedimiento. Esta casilla no se enumera.
  • Continúe registrando las tareas y al frente de cada una de ellas, dibuje el símbolo correspondiente.
  • Cuando termine la descripción de las tareas, escriba en la última casilla la palabra “Fin”. Así mismo, coloque la figura que indica “Fin”. Esta casilla no se enumera.

 

Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en el ítem 5.1.19, 5.1.20 y 5.1.21.

Al finalizar el diligenciamiento del documento, se debe cargar al sistema de información Daruma usando la plantilla Diseño de procedimiento (Ver Gráfica 8). Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

Nota: Este documento cuenta con un pie de página que referencia el código y la versión del formato DISEÑO DE PROCEDIMIENTO. El pie de página no debe ser modificado ya que sirve para realizar el control documental del mismo. Este documento estara vigente mientras se realiza la transición de todos los procedimientos a la notación BPMN.

Gráfica 8 Plantilla Diseño de Procedimiento.

 Fuente: elaboración propia.

b) Diseño de procedimiento con el estándar BPMN. Con la incorporación de la metodología BPM en la entidad (Ver Documento metodológico para el diseño de procedimientos en el estándar BPMN) y conforme con la estructura establecida en el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003, elabore el flujograma del procedimiento basado únicamente en las tareas en un modelo descriptivo (Ver Gráfica 9).

En el modelo descriptivo se busca desarrollar el flujo normal del procedimiento (secuencia lógica de las tareas) de manera breve  y fácil de entender, mostrando gráficamente las tareas y el cargo que las ejecuta de principio a fin.

En el modelo operacional (que no es objeto de este documento), se parte del modelo descriptivo, abarca toda la lógica del procedimiento, incluyendo los casos de excepción, identificando las reglas de negocio, y la interacción en detalle con todos los participantes como base para el diseño de una implementación técnica por medio de TI (automatización de procesos).

 

Gráfica 9. Plantilla Diseño de Procedimiento BPMN.

Fuente: elaboración propia.

 

5.5.14.1 Objetivo. Describa la intención y finalidad de las tareas hacia las que se deben dirigir los recursos para dar cumplimiento a la implementación o generación de los productos del proceso o subproceso.

 

5.5.14.2 Alcance. Describa los límites del procedimiento desde su inicio hasta su finalización y su cobertura.

 

5.5.14.3 Flujograma BPMN. Inserte en formato .SVG el flujograma del procedimiento realizado en la herramienta BPMS, considere el ciclo BPM si parte de un procedimiento existente o uno totalmente nuevo, lo siguiente:

Para un procedimiento existente: Realizar un diseño AS IS, consiste en diagramar el estado actual del procedimiento tal como está en el formato MEDE01.05.02.P025.F004 en flujograma ANSI a una estándar BPMN. (Ver Gráfica 10).

Gráfica 10. Ciclo de BPM: Diseño As Is (Estado Actual).

 

Fuente: elaboración propia.

 

Para un procedimiento existente (ajustado): Realizar un diseño AS IS Ajustado, consiste en diagramar el procedimiento a partir de un levantamiento de información en detalle de la situación actual a un segundo nivel de descomposición (Ver Gráfica 11).

Gráfica 11. Ciclo de BPMN: Diseño As Is (Estado Actual Ajustado).

Fuente: elaboración propia.

Para un procedimiento nuevo: Realizar un diseño TO BE, consiste en iniciar la etapa de análisis de mejora, identificar problemas, investigar causa y efectos de los problemas para crear una situación propuesta (TO-BE) (Ver Gráfica 12). 

Gráfica 12 Ciclo de BPM: Diseño TO BE.

Fuente: elaboración propia.

Para ampliar la elaboración del flujograma consulte el Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión - MEDE01.05.02.P025.I003.

 

5.5.14.4 Convenciones. Describa las siglas con su terminología definidas en el procedimiento.

 

5.5.14.5 Documentos de referencia: Relacione cada uno de los documentos internos que se requieren como entradas para la ejecución del procedimiento.

Para facilitar el acceso a los documentos referenciados, estos deberán ser enlazados a través del código inteligente. Ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

 

5.5.14.6 Flujograma BPMN descargables: Enlazar los archivos del procedimiento vigente en formato .PDF para facilitar la visualización y calidad de la imagen y en formato .BPMN para posteriores ajustes en el sistema de información BPMS.

Para realizar enlace de los archivos en los formatos especificados ver INSTRUCTIVO FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DOCUMENTOS DARUMA.

Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en el ítem 5.1.19, 5.1.20 y 5.1.21.

 

5.6 PLAN DE CONTROL

 

Este documento se diligencia con el propósito de describir de manera detallada los puntos de control de la operación del proceso o del subproceso, según aplique, con el fin de lograr el cumplimiento del objetivo del mismo (Ver Gráfica 13).

Gráfica 13. Plantilla Plan de Control.

Fuente: elaboración propia.

 

Este documento se diligencia como se describe a continuación:

Diligencie la información correspondiente a MACROPROCESO, PROCESO, SUBPROCESO y sus respectivos CÓDIGOS como se describe en los títulos 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 y 5.2 del presente documento; cuando no se trate de un subproceso, escriba la leyenda “No Aplica”  o sus iniciales, así: “N.A.”. 

 

5.6.1  Código del Procedimiento. Registre en este campo, el código del procedimiento en el que se ha identificado el punto de control operativo a detallar.

 

5.6.2 Número de tarea (No. de tarea).  Escriba el número de la tarea del procedimiento en el que se ha identificado el punto de control operativo a ejecutar, según como aparece en el documento Diseño de Procedimiento.

 

5.6.3  Descripción de la acción de control a realizar. Describir las acciones del cómo se va a realizar el control establecido en la tarea del procedimiento marcada como punto de control operativo relacionado en el documento Diseño de Procedimiento, es decir, los aspectos que se deben cumplir para que el procedimiento continúe.

 

Nota: No se trata de copiar la descripción de la tarea como se presenta en el documento Diseño de Procedimiento, se debe detallar las acciones que permitan cumplir lo que pretende la tarea descrita en el procedimiento.

 

5.6.4  Objeto de control. Registre la variable, registro, documento, sobre los cuales se va a hacer control.

 

5.6.5  Criterio de control. Registre aquí los requerimientos legales, normativos, rangos, documentos, en general, que permiten establecer los requisitos a cumplir en el control al objeto. Por ejemplo: Listas de Chequeo en los cuales se detallen documentos o requisitos, planes, Normas, especificando los artículos específicos que establecen requisitos, etc.

 

5.6.6  Cargo responsable. Escriba en este campo el cargo del responsable de que se ejecute el control. Nota: el cargo debe pertenecer a la planta de cargos de la Entidad. Ejemplo: Profesional Especializado, Profesional Universitario, Secretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo, etc. (no deben nombrarse áreas u organismos, grupos, comités u oficinas).

 

5.6.7  Método de medición o de control. Registre en este campo, el método que se utiliza para hacer el control. Pueden ser la medición, comparación, observación, llamadas telefónicas, etc.

 

5.6.8  Equipo de medición o de control requerido. Registre aquí el instrumento, equipo o software requerido para ejecutar la verificación. En el caso que el método de control utilizado sea la observación o comparación, se debe colocar “No aplica” por cuanto no se utiliza ninguna herramienta. Sin embargo, en otros casos es posible que el método de control consista en una medición de variables, para lo cual se ha de requerir un equipo especializado para tales fines; en esos casos, escriba el nombre del equipo, hardware y/o software utilizado.

 

5.6.9  Frecuencia. Registre en este campo, el intervalo de tiempo en el cual se debe realizar la verificación, sea un periodo de tiempo o una ocurrencia específica. Ejemplo: Mensual, trimestral, semestral, “cuando se emite el documento”, “cada vez que se hace determinada tarea”, etc.

 

Nota: La frecuencia de verificación debe documentarse en función de poder tomar decisiones a tiempo de tal manera que pueda realizarse las acciones que permitan evitar que los riesgos se materialicen y que se afecte el desempeño del proceso.

 

5.6.10 Registro. En este campo se registra el instrumento que da evidencia de la aplicación del control al proceso; puede ser una firma, un visto bueno, un sello, un código de barras, formatos de control diligenciados, entre otros.

 

5.6.11 Seguimiento al plan de control: La plantilla Plan de control, contiene un apartado predeterminado que facilita el acceso al seguimiento a los controles operativos del proceso, el cual no deberá ser modificado ni eliminado; es decir, debe permanecer tal como se muestra a continuación con el enlace establecido desde la plantilla:

“Seguimiento al plan de control del proceso o subproceso (según aplique) Ver seguimiento aquí”.

Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en el ítem 5.1.19, 5.1.20 y 5.1.21.

 

5.7 INFORMES GENERALES

 

Este documento se diligencia con el propósito de describir de manera general los informes generales del proceso o del subproceso, según aplique, con el fin de lograr el cumplimiento del objetivo del mismo (Ver Gráfica 14).

 

Gráfica 14. Documento Informes Generales

Fuente: elaboración propia.

 

Este documento se diligencia como se describe a continuación:

 

Diligencie la información correspondiente a MACROPROCESO, PROCESO, SUBPROCESO y sus respectivos CÓDIGOS como se describe en los títulos 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 y 5.2 del presente documento; cuando no se trate de un subproceso, escriba la leyenda “No Aplica”  o sus iniciales, así: “N.A.”

 

5.7.1 Tipo de Informe.  Incluir aquí los tipos de informes que por proceso o subproceso (si existen) deben presentarse periódicamente, de acuerdo con las siguientes tipos de informes:

 

  • Requerimientos Legales. Son aquellos que se deben presentar por requerimientos específicos de la norma. Por ejemplo: “Seguimiento al Plan de Desarrollo”.

 

  • Normas, Políticas y Disposiciones Internas de Operación. Estos son informes que deben ser presentados por directrices internas de la Entidad. Por ejemplo: “Informe de Gestión – Departamento Administrativo de Planeación Municipal”.

 

  • Requerimientos del Usuario Externo. Estos informes están relacionados con el desarrollo de las actividades del proceso o subproceso y son solicitados por entes externos a la entidad tales como: Entes de control, Juntas Administradoras Locales, Juntas de Acción Comunal, ONG`s, Consejos, entre otros.

 

5.7.2 Nombre del Informe. Describa aquí los nombres de los informes de acuerdo al tipo de informe definido. Cuando no se requiera de algún informe, la casilla se diligencia con el texto “No Aplica” o sus iniciales, así:  “N.A.”.

 

5.7.3 Características o especificaciones. Se registran las cualidades y especificaciones que se describen en el cuerpo del informe tales como: quién lo elabora, términos de entrega, destinatario, remitente, condiciones, entre otros.

 

5.7.4 Destinatarios. Registre en este campo, los usuarios o beneficiarios del informe. Por ejemplo: Concejo Municipal, Oficina de Control Interno, Contraloría, etc.

 

Podrán registrarse aquí en la medida de su aplicación, las partes interesadas propias del proceso o subproceso. Para conocer las partes interesadas definidas en la Entidad, véase el anexo “Matriz Partes Interesadas del Manual de Calidad.

 

5.7.5 Fecha de Entrega / Periodicidad. En este campo se registran los términos establecidos para la generación y entrega del informe al destinatario. Por ejemplo: mensual, bimensual o semestral, o fechas específicas como es el caso del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

 

Tabla 11. Ejemplo diligenciamiento del documento Informes Generales.

TIPO DE INFORME

NOMBRE DEL INFORME

CARACTERÍSTICAS O ESPECIFICACIONES

DESTINATARIOS

FECHA DE ENTREGA / PERIODICIDAD

Requerimientos Legales

Evaluación Anual del Plan de Desarrollo

Documento que contiene el estado de avance de cada una de las metas del Plan de Desarrollo y la eficacia anual del mismo.

Todos los procesos, entes de control y la ciudadanía en general.

Una vez al año

Requerimientos Legales

Informe de Gestión sobre los Servicios y actividades de Promoción y estrategias de participación ciudadana, además de la inspección, vigilancia y control a organismos comunales de primer y segundo grado

Es un documento donde queda plasmado detalladamente las etapas de la intervención realizada, desde el diseño, la implementación, hasta el seguimiento y evaluación.De esta manera debe exponer las acciones realizadas y el alcance de las mismas, especificando la eficacia, eficiencia y efectividad de los proyectos generados por el proceso.

Macroproceso de Direccionamiento estratégico / Proceso de Planeación económica y social

 

Alcaldía, Área de planeación de la dependencia, Equipos de trabajo de los procesos misionales de la dependencia, Concejo Municipal de Santiago de Cali, Grupos poblacionales y comunidad en general.

Trimestral

Normas, Políticas internas de operación y Disposiciones Administrativas Internas

Informe de Seguimiento al Plan de Acción (Cuadros 1S, 2S, 3S y 4S)

Cuadros de excel que permiten determinar el estado de avance de los proyectos de inversión que se formulan para dar cumplimiento a las metas del Plan de Desarrollo (Cuadro 1S); a los indicadores de gestión (trámites y servicios) que presta cada dependencia y al cumplimiento de las metas de producto del Plan de Desarrollo (Cuadro 3S) y de Resultado (Cuadro 4S).

Todos los procesos y entes de control

Trimestral (en proceso)

Normas, Políticas y Disposiciones Internas de Operación

Evaluación y seguimiento del Plan Estadístico Territorial de la Alcaldía de Santiago de Cali

Este documento mide la eficacia del Plan Estadístico Territorial en Santiago de Cali, es decir, el cumplimiento  de  las metas y el estado de ejecución de éste en una vigencia o periodo de ejecución, donde se evidencian los avances en las metas por componentes y objetivos, así como la inversión del Distrito para su implementación.

Servidores Públicos

Prestadores de servicio  de la Administración Distrital

Entidades públicas y privadas

Ciudadanía en general

Anual

Requerimientos del usuario Externo

Informes específicos sobre las acciones de gestión del riesgo y de emergencias y desastres del sector salud de orígen natural o entrópico, que se presenten en la ciudad

Debe contener información sobre las acciones de prevención, mitigación y estrategias de atención del sector salud, que se llevaron a cabo para atender una una situación de emergencias en salud presentada. Adicionalmente, debe incluir el detalle de los acontecimientos de origen natural o antrópico presentados.

Secretaría de Gestión de Desastre, Unidad de Gestión del riesgo, Ministerio de Salud y de la Protección Social

Cuando se requiera

Requerimientos del usuario Externo

Informes para Rendición de Cuentas

Ampliación de coberturas, mejoramiento de la capacidad instalada de los sistemas de abasto de agua para consumo humano y de remoción de las aguas residuales domésticas.

Comunidad

Veedurias Ciudadanas

JAA / ESP

Anual

 Fuente: elaboración propia.

 Posterior a esto, diligencie los campos finales como se explicó en el ítem 5.1.19, 5.1.20 y 5.1.21.

 

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

 

Los documentos del Modelo de Operación por Procesos se encuentran en el Sistema de Información Daruma, disponible a todos los grupos de interés a través del portal del sistema de información, enlace https://sig.cali.gov.co

 

En este se podrá consultar el Listado Maestro de Documentos Vigentes (LMDV) y a través de los diferentes filtros realizar consultas específicas por Tipo de documentos, procesos, entre otras variables. 

 

Nota: La trazabilidad de la elaboración, actualización de documentos generados desde el Modelo de Operación de Procesos desde su inicio hasta agosto de 2021 reposan en la carpeta BACKUP MOP 2021; si requiere información adicional de documentos de vigencias pasadas, dirigirse a la Subdirección de Gestión Organizacional.

 

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

 

Para mayor ampliación del contenido de este instructivo, podrán consultarse los siguientes documentos:

 

DOCUMENTOS

CÓDIGO

Manual de calidad

MEDE01.05.MC001

Instructivo para el manejo de la identidad visual corporativa

MEDE01.06.02.P007.I001

Instructivo para la documentación del sistema de gestión y control integrado articulado y complementario al modelo integrado de planeación y gestión.

MEDE01.05.02.P025.I003

Para la consulta de los formatos de registro relacionados en este instructivo, se podrán ver los siguientes:

 

FORMATOS DE REGISTRO

CÓDIGO

Diseño de Procedimiento

MEDE01.05.02.P025.F004

Formulación y Seguimiento Políticas de Operación por Proceso

MEDE01.05.02.P025.F006

Mapa de Riesgos por Proceso

MEDE01.05.02.P025.F007

Seguimiento Plan de Control 

MEDE01.05.02.P025.F005

Ficha Técnica de Formulación de Indicadores

MEDE01.07.01.P005.F002

Ficha Técnica de Seguimiento de Indicadores de Trámites y Servicios

MEDE01.07.01.P005.F004

Ficha Técnica de Seguimiento de Indicadores de procesos

MEDE01.07.01.P005.F005

 

 

 

ANEXOS

 

No aplica.

 

 

 

Elaborado Por:Revisado Por:Aprobado Por:

Leidy Lorena Torres

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

José Francisco Vega

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

Andres David Candelo

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

Judith Dominguez

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

Giovanni Sanchez 

Contratista del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

 

Liz Mary Gutierrez 

Subdirectora del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

 


Liz Mary Gutierrez 

Subdirectora del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional

 

 

Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su copia, alteración o modificación por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde